أهمية البرامج المحاسبية وإستخدامها في الشركات

أهمية البرامج المحاسبية

1- المساعدة على تسريع إنجاز المهمات :

إذ أحتجت أن تسترجع بيانات فاتورة سابقة من شهر 8 سنة 2014 مثلا ، تخيل الوقت الذى يستهلك فى البحث عنها .وإستخراجها ؟ وإذ فرضنا مثلا إنك تقوم بترتيب الفواتير فى ملفات لكل شهر وحسب السنة ستجد أن الوقت كبير للإستخرجها ربما يأخذ ساعات وسيكون هناك مشكلة كبيرة إذ بحثت عن فاتور لعميل ما وأنت لا تعرف فى أى شهر قمت بطبعها لهتخيل معى كم دفتر أوراق ستبحث فيه ؟

من أهمية البرامج المحاسبية تسهيل الوقت لإستخراج أى فواتير لعميل فى أقل من ثوانى , هذا غير قاعدة البيانات المتوفرة داخل البرنامج للموردين و الموزعين و المناديب و الموظفين والسجلات الخاصة بالمخازن والبيع والشراء والتحصيل والشيكات والتقسيط وغيره مما سيسهل عليك الوقت فى البحث عن أى فاتورة بمجرد ضغط زر.

2- إستهلاك مساحة أقل:

إذ كنت تتعامل مع عشر مصانع وسبع موردين وعمليات الشراء اليومية لديك ممكن توصل 100 قطعة هل فكرت فى المساحة المستخدمة للدفاتر الورقية التى ستحتاجها ؟ فى خلال سنة ستحتاج مخزن لتخزين كل هذه الملفات الحسابية فى شركتك ، لكن عند إستخدام برامج محاسبية على الحاسب الألى لن يستهلك كل هذا الكم من الورق فى شركتك بل ستحفظ فى قاعدة بيانات على حاسبك مما يسهل إسترجعا أى بيانات تحتاجها بسرعى وفى أى وقت ولن تعانى من كل كم اوراق الحسابات مرة أخرى.

3- خدمة النسخ الإحتياطى:

هل تحتفظ بنسخة إحتياطية من ملفاتك الورق ؟ صعب جدا فعلا مع كل هذا الكم من الورق , ولكن تخيل إذ حدث حريق لديك مثلا .أو موظف قام بأخفاء أى فاتورة لسبب ما مالذى ستفعلة ؟ الحل هو إستخدام برنامج محاسبى فهو يمكنك من عمل نسخة إحتياطية دورية سواء يومية أو أسبوعية أو شهرية وتستطيع إسترجاعها فى أى وقت إذ حدثت أى مشكلة لاقدر الله مع إمكانية عمل النسخة الإحتياطية على أى وحدة تخزين خارجية وإسترجاعها بكل سهولة وفى خطوة واحدة.

4- تستطيع إنشاء مستندات :

إذ أحتجت أن تقوم بتجميع معاملات عميل معين مثلا خلال سنة هل فكرت فى الوقت المستغرق لأستخرج كل هذه المعاملات من الأوراق المتراكمة لديك ؟ إستخدامك للبرامج المحاسبية سسيجعلكتستخرج المعاملات المطلوبة للعميل وتجميعها كلها فى ورقة واحدة أو فاتورة وتقوم بطباعتها أو الأحتفاظ بها كمستند داخل البرنامج.

5-الدقة في تسجيل التعاملات المالية اليومية :

استخدامك برنامج محاسبى سيقلل من الأخطاء البشرية مما سيزيد كفائة شركتك والثقة فى إتمام الأعمال بكل إحترافية.

6- تحديث أصنافك بأستمرار وكل سهولة :

أذ كنت شركة كمبيوتر مثلا وتستخدم التعاملات الورقية ,اردت بيع جهاز لوحة مثلا ستقوم بكتابة فاتورة بيع ومن ثم سترسل تقرير للمخزن لأرسال جهاز أخر لعرضة بدلا من المباع أو تنتظر تقرير المخزن بتوفر قطع من الجهاز أم لا وإذ لم تجد ستطلب من المورد أرسال جهاز أخر لأرسالها لك خلال فترة معينة وتسجل فاتورة توريد ..البرامج المحاسبية إستخدامك برنامج محاسبى سيسهل عليك معرفة سعر الجهاز و القطع المتوفرة فى المخزن وإذ كانت قليلة ستقوم بمراسلة المورد لأرسال لك قطع أخرى وإضافتها فى المخزن وهذا سيضمن لك عدم تعرضك لموقف مع العميل بنفاذ القطع المتوفرة فجأة ، وبالتالي تقدر تحدث كل السجلات المحاسبية وأرصدة الحسابات بصورة تلقائية.

7- توافر المعلومات في أي مكان:

بعض البرامج المحاسبية تعمل بتقنية الحوسبة السحابية بمعنى أن البرنامج بيكون أونلاين على الإنترنت وهذا يعطى المزيد من المزايا البرامج المحاسبية وأهمها هى أنك تستطيع أن تصل إلى بياناتك فى أى وقت ومن أى مكان.

8- تقارير المعلومات الإدارية:

البرامج المحاسبية بتقدملك نوع أخر من التقارير للمعلومات الإدارية التى ستساعدك في إتخاذ القرارات ومراقبة ومتابعة التعاملات المالية لديك ، مثل تقارير الأرباح والخساير والميزانية العامة والحسابات التفصيلية مما سيجعلك تعرف قيمة إستخدام برنامج محاسبى سيزيد كفائة شركتك.

9- رفع الكفاءة وخفض التكاليف:

أهمية البرامج المحاسبية تقوم بتقليل الوقت و المجهود على المحاسبين مما سيوفر الكثير من المصاريف على كمية الأوراق والتركيز على أعمال أخرى لرفع كفائة شركتك ، كذلك بتقلل نفقات المراجعات الحسابية وبتقدم سجلات منظمة ودقيقة ، بالاضافة إنك ستستطيع مراقبة المخازن والمصانع ومعرفة دورة العمل ومالذى ينقصك ، هذا غير أنها بتساعدك على تحصيل أقساطك من عملاء القسط وتسديد الشيكات المتأخرة للبنوك.

10- القدرة على التعامل بعملات مختلفة:

إذ كنت تتعامل مع مورد أجنبى مثلا يمكنك تحويل العملة المستخدمة للدولار وهذا سيفيدك فى وقت تحصيل الفاتورة وأختلاف سعر الدولار مما سيحميك من مشكلات مالية كبيرة عن الدفع حسب قيمة العملة.

بعد عن تعرفت على أهمية البرامج المحاسبية وقررت شراء برنامج محاسبى لشركتك يمكنك الإطلاع على موضوع برامج المحاسبة فى شركتك وكيفية إختيارها.

شارك هذا المنشور