بعد أن يتم تعديل وتصحيح البيانات الخاصة بالحسابات، يقدر المحاسب على إدخال ملخصات للمعلومات الواردة في تلك الحسابات في البيانات المالية التي يعمل على إعدادها.

2-تعلمكيفية إنشاء “بيان الدخل”. كشف أو بيان الدخل هو العنصر الأساسي الرئيسي للمحاسبة والذي تقوم من خلاله بتسجيل هوامش صافي الربح التي تحققها الشركة خلال فترة معينة من الوقت، تتراوح ما بين أسبوع واحد وصولًا إلى عام كامل. يتم تحديد “بيان الدخل” بناءً على عاملين أساسيين، هما: 1) إيرادات المشروع التجاري، 2) مصاريفه.

• الإيرادات هي التدفق المالي الذي يدخل لحسابات المشروع التجاري نظير البضائع والخدمات التي تقوم بتقديمها خلال فترة من الوقت (حتى إذا لم يُشترط بالضرورة أن تحصل تلك الأموال إلى حسابات الشركة في نفس تلك الفترة الزمنية). تتضمن الإيرادات المعاملات النقدية بالإضافة إلى حسابات التسوية كذلك. عند إضافة حسابات التسوية إلى البيان المالي، يتم وضع “الفواتير المالية” و”فواتير المعاملات التجارية” خلال تلك المدة الزمنية التي يغطيها البيان في الاعتبار. يفترض أن الغرض من البيان المالي هو إظهار مدى تحقيق المشروع التجاري للأرباح خلال تلك الفترة الزمنية، لكن ليس بالضرورة كمية الأموال التي حصّلها المشروع خلال تلك المدة.
• المصروفات هي أي استهلاك للأموال من قبل المشروع، سواء كانت نظير تكاليف مواد التصنيع أو اللوازم والمعدات أو المرتبات وأجور العمالة. كما هو الأمر مع الإيرادات، يتم تسجيل التكاليف خلال تسجيل المصاريف في الفترة الزمنية التي تحملها فيها المشروع التجاري، وليس بالضرورة في لحظة تسديد الشركة لتلك التكاليف.
• يفرض عليك “مبدأ المطابقة المحاسبية” أن تقوم الشركة بالتوفيق سويًا بين المصاريف ذات الصلة والإيرادات كلما أمكن، بما يضمن أن التأكد من قدرة الشركة على تحقيق الربح خلال فترة معينة من الزمن. في المشاريع التجارية الناجحة، يفترض أن ينتج عن ذلك، علاقة سبب ونتيجة منطقية بين “المصروفات” و”الإيرادات”؛ بمعنى أنه عندما تزداد المبيعات على سبيل المثال فإن أرباح وإيرادات الشركة تزداد، لكن في نفس الوقت تزداد المصاريف ذات الصلة الواقع عبئها على المشروع التجاري، وهي الحاجة الطبيعية لشراء المزيد من اللوازم والمواد لتغطية الطلب المتزايد من المبيعات، كما قد يزداد إجمالي عمولة المبيعات التي تدفعها كذلك (في حالة اعتمادك على ذلك النظام)

3-اكتب قائمة الميزانية العمومية. على خلاف “بيان الدخل” الذي يتعامل مع فترة معينة من الوقت، يمكن النظر إلى قائمة الميزانية العمومية (بيان الحساب الختامي) بشكل أساسي على أنها لقطة معبرة عن حالة المشروع التجاري في لحظة معينة من الوقت. تتكون قائمة الميزانية العمومية من ثلاثة عناصر هامة، وهي: الأصول التجارية للمشروع التجاري والالتزامات/ المطلوبات وملاك الأسهم في تاريخ محدد من الوقت. للتسهيل على نفسك، يمكنك النظر دائمًا إلى أن معادلة الميزانية العمومية هي عملية التوازن/ التعادل بين “أصول الشركة” مع (“الالتزامات/ المطلوبات”، بالإضافة إلى “حقوق ملاك الأسهم/ أصحاب المشروع”)؛ أو بمعنى آخر، يتم دائمًا تحديد ما تملكه من خلال ما تدين به مجموعًا مع ما تملكه الآن في الوقت الحالي وتحتاج للحفاظ عليه.

• “الأصول هي ممتلكات الشركة”. يمكن النظر دائمًا إلى الأصول على أنها كل الموارد التي تملك الشركة حق التصرف بها؛ أي ما تملكه الشركة في تاريخ معين من الوقت من (مركبات وأموال نقدية ومؤن ومعدات…) يمكن أن تكون الأصول أشياءً ملموسة (أطعمة أو آلات) أو غير ملموسة (براءات الاختراع والعلامة التجارية والسمعة الحسنة).
• “المطلوبات/ الالتزامات” هي ديون الشركة مستحقة السداد للآخرين المرصودة أثناء إنشاء الميزانية العمومية. وهو ما قد يتضمن على القروض مستحقة السداد وأي أموال تدين بها الشركة نظير مواد التصنيع أو المؤن التي تم شرائها بشكل ائتماني وكذلك كل الأجور المستحقة التي لم يتم تسديدها بعد للموظفين.
• “القيمة المالية للمشروع التجاري” هي الفرق بين “الأصول” و”الالتزامات”. ينظر أحيانًا إلى القيمة المالية للشركة على أنها “القيمة الدفترية” (القيمة المثبتة للشركة أو المشروع التجاري في دفاتره المحاسبية).عندما يكون الحديث عن شركة ضخمة، فإن هذه القيمة المالية تعود إلى “مُلاك الأسهم”، أما إذا كنا بصدد مشروع تجاري مملوك لشخص واحد (أو عدد قليل من الشركاء)، فهذه القيمة المالية تساوي كذلك قيمة ما يحق “لمالك المشروع”.

4-أنشئ قائمة التدفقات النقدية. بشكل أساسي، يقوم ملف قائمة التدفقات النقدية بتحديد كيفية تحقيق المشروع التجاري للأرباح النقدية وكيف قام المشروع التجاري بإعادة استخدام تلك السيولة النقدية، وكذلك أنشطة المشروع الاستثمارية والمالية المختلفة، خلال فترة زمنية معينة. يتم استخلاص ملف التدفقات النقدية أغلب الأمر من “قائمة الميزانية العمومية” و”بيان الدخل” الخاص بنفس الفترة الزمنية.