مشكلة كبيرة جدا بيقع فيها نسبة كبيرة من المحاسبين عندما يقرروا انهم يتخلوا عن طرقهم التقليدية في تسجيل حساباتهم سواء كانت باستخدام المعاملات الورقية او باستخدام برنامج الاكسل – ويتجهوا للبحث عن برنامج محاسبي للعمل عليه , المشكلة بالضبط انهم بيختاروا البرنامج الغير صحيح لإستخدامه في تسجيل عملياتهم المحاسبية في الشركة , ولهذا قررنا كتابة موضوع بسيط نوضح فيه معايير اختيار البرنامج المحاسبي ………
7 معايير لإختيار برنامجك المحاسبي
- نـــوع الاصـــدار: يعني البرنامج مجاني ولا مدفوع. طبعا اكتر من 70% من المستخدمين لما ييجوا يبحثوا عن برنامج محاسبي بيدوروا علي برنامج مجاني, وطبعا فيه برامج مجانية كتير جدا علي شبكة الانترنت , اللي المستخدمين دول مايعرفهوش ان البرامج المجانية دي اصلا مش معموله عشان انت تستخدمها كبرنامج محاسبي 🙂 – لا – البرامج دي معظمها بيبقي انتاج برمجة افراد مبتدئين في عالم البرمجة – يقومون بعمل برنامج صغير لكى يتعلموا التعامل مع قاعدة البيانات, بعضهم بيعمل برنامج اله حاسبة, وأخر يعمل مضاد فيرسات بدائي جدا , التالت يعمل برنامج محاسبي, وهكذا. هذا غير ان البعض الاخر بيعمل برنامج محاسبي لكى يكون مشروع التخرج بتاعه, فبيرفعه في المنتديات عشان يعمل شهره ليه وكدا ويسميه “اقوي برنامج حسابات ومحاسبة مجاني علي الاطلاق”.
- البعد عن البرامج المجانية: ولذلك ننصحكم بالبعد عن المجاني اطلاقا و البحث علي نسخة مدفوعة , لانها بتبقي مخصصة جدا في دورة العمل واداء البرنامج بيبقي عاليولا مقارنة بين المدفوع و المجانى , المدفوع اقوي في كل شئ علي الاقل في الدعم الفني المقدم من الشركة.
- سهـــولة الاستخـــدام: البرنامج اللي هاتشتغل عليه لازم يكون سهل الاستخدام مش معقد. هوا انت اصلا سايب الاكسل ورايح تشتغل علي برنامج محاسبة ليه؟ مش عشان الاكسل معقد شويه وبطئ؟ خلاص يبقي لازم تتأكد ان البرنامج المحاسبي اللي هاتشتغل عليه يكون سهل جدا في التعامل. البرنامج بتاعنا مثلا – برنامج المحاسب العربي – عشان نضمن سهولة الاستخدام عملنا قوائم منفصلة عن كل شئ. قايمه للموردين, قايمه للعملاء, قايمه للاصناف, قايمة للمخزن, قايمة للخزينة, قايمة لاوراق الدفع والقبض, قايمة للمندوبين, قايمة للسائقين, قايمة للفواتير, وقوائم تانيه كتير دا غير ان كل قايمه منهم فيها تقارير مفصلة بالتاريخ والساعة لكل قايمة.
- مسـتويــات المستخدمــين: يعني ايه مستويات المستخدمين؟ انا هاقولك – لنفرض انك انت صاحب شركة (المدير) والبرنامج دا انت هاتخلي المحاسب يشتغل عليه (عشان يعمل حساباته) والسكرتيره تشتغل عليه (عشان تجمعلك التقارير) والكاشير يشتغل عليه (عشان يورد الفلوس ويطلع فواتير البيع). جميل جدا, هل انت هاتبقي راضي ان جميع خواص البرنامج تكون مفتوحه لجميع العاملين دول؟ اكيد لا. اكيد انت عاوز نفسك (المدير) يكون مكشوف ليه كل حاجه في البرنامج. ولكن السكرتيره مش لازم يتكشف ليها الجزء الخاص بالخزنة والماليات. والكاشير مش لازم يكشف التقارير اللي في البرنامج ويقدر يشوفها. ومش لازم المحاسب يكشف مثلا الجزء الخاص بالموردين, وهكذا.
- المطلوب تنفيذه: يبقي انت بتقرر مين يشوف ايه. انت عاوز الكاشير يستخدم البرنامج بس مايشوفش القايمه الخاصة بالتقارير. وعاوز السكرتيره تشتغل علي البرنامج بس ماتشوفش الجزء الخاص بالماليات والخزنه. وهكذا, دي بقي اسمها مستويات المستخدمين. ودي لازم تتاكد ان البرنامج المحاسبي اللي انت شغال عليه بيوفرلك الميزة دي. والا يبقي برنامج تعبان.
- خــواص اضافــية: دي بقي بعض الخواص الاضافية اللي انت بتحتاجها في البرنامج. مش كل شغل الشركات زي بعض. فيه شركات بتحتاج قوائم الشيكات واوراق القبض والدفع وشركات تانيه لأ. فيه شركات بتحتاج قوائم التعامل مع المندوبين والسائقين وشركات تانيه لأ. وهكذا, يبقي البرنامج بتاعك لازم يكون فيه جميع الخواص الاضافيه دي. الخواص دي بتيجي لما انت بتتواصل مع صاحب البرنامج (اللي المفروض يكون شركة محترمة وليها اسم في سوق البرمجة) وتقولهم انت عاوز خواص ايه اضافية. عشان كدا لازم تتاكد قبل ما تشتري البرنامج ان الشركة اللي هاتبيعلك البرنامج عندها المقدرة انها تبرمجلك الجزء الاضافي بتاعك اللي انت محتاجة.
- اداء البرنامــج: لازم البرنامج كمان مايكونش فيه مشاكل. يعني مايكونش بيقف كتير او يبوظ ويجبلك Crash او Bugs. طيب انت هاتتاكد من الكلام دا ازاي؟ قدامك حلين. الاول ان يكون البرنامج ليه ديمو او نسخة تجريبية تقدر تحملها وتشتغل عليها فترة وتشوف أداء البرنامج عامل ازاي. التاني انك تطلب من الشركة انها تديك البرنامج لمدة اسبوع وتقفلة بيوزر نيم وباسورد عشان تجرب انت البرنامج وتتاكد ان اداءه قوي.
- اداء التقاريــر: اصلا اكتر من 90% من المستخدمين اللي بيتوجهوا لشراء برنامج محاسبي والبعد عن التعاملات الورقية او الاكسل انهم بيبقي عندهم مشاكل في التقارير. فانت لازم تتاكد ان البرنامج المحاسبي بتاعك فيه تقارير قوية ومفصلة عن كل حاجه. لازم يبقي فيه تقارير عن فواتير الشراء والبيع والعملاء والموردين والاصناف والخزينة والمخزن وغيره. دا غير ان التقارير لازم تكون متنوعة باليوم والاسبوع والشهر والسنة. لو حسيت ان البرنامج بتاعك ضعيف في التقارير بتاعته يبقي فوكك منه لانه كدا برنامج أي كلام.
- اداء دورة العمـــل: برنامج المحاسبة اللي انت هاتشترية لازم تتاكد ان دورة العمل فيه اوتوماتيكية ومضبوطة. يعني مثلا لما تطلع فاتورة شراء من شركتك يبقي لازم النقدية تقل من الخزينة والاصناف تزيد في المخزن وحركة الموردين تزيد عندك وهكذا. لازم دورة العمل تكون مضبوطة وشغالة بفاعلية عشان تسهل علي نفسك كل شئ.
