7 مميزات مهمة في برنامج الحسابات التي تحتاجها لنشاطك التجارى

دائما تحتوى برامج المحاسبة المالية على خصائص ومزايا مهمة تحتاج إليها. مثل هذه الميزات أثناء اختيار برنامج لا يمكن تجاهلها أو الاستغناء عنها . إذا كان برنامج المحاسبة يمتلك هذه الميزات ، فهذا يعني أن البرنامج قد أولى الاهتمام المناسب لمتطلبات العميل من خلال فهم حاجته إلى القيام بالأعمال التجارية.

 

وإليك أهم المميزات فى برامج الحسابات

1- سهولة الاستخدام

واجهة أي برنامج هي جوهر جذب المستخدمين فهى ميزة مهمة فى البرامج المحاسبية فيجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام وسهل الفهم للتعامل معاه بكل سهولة وفهم البيانات فليس كل شخص لديه معرفة فنية واذا كان البرنامج صعب التعامل فسوف يصبح  المستخدم غير قادر على التعامل مع النظام المحاسبى  وقد يستغرق المستخدم مزيدًا من الوقت لفهم إجراءاته والعمل عليه.

 

2- دقة البيانات والحسابات

من ضمن المزايا المهمة فى اى برنامج محاسبى هو دقة البيانات والحسابات فالمستخدم العادي قد يخطئ على الورق لكن البرنامج لا يمكن له الوقوع فى اى خطا والقضاء عليها على نسبة الخطأ المتوقعة فى تسجيل الحسابات والتأكد من أن كل البيانات سليمة وبدقة عالية حيث الهدف من اى برنامج محاسبى هو تقليل نسبة الأخطاء في الحسابات وتوفير ساعات العمل المهدرة فى مراجعة الحسابات على الورق .

 

3- ادارة الحسابات

تعتبر الحسابات من أهم المميزات والعنصر الأهم فى اى نظام حسابات فلا يخلو اى نشاط تجارى من قائمة الحسابات لأنها المسئولة عن تسجيل الخزائن و الإهلاكات و الأصول الثابتة و الشيكات و البنوك و المسحوبات الشخصية و جارى الشركاء و القروض و السلف والمصروفات.

 

4- التقارير

قائمة التقارير هي  من القوائم التي يجب أن تمتلكها برامج المحاسبة الجيدة لتخطيط موارد المؤسسات . وتعتبر سجلات التقارير هي حاجة أساسية لأي عمل لتحليل وتقييم نشاطك التجارى من ناحية  الوضع المالي الحرج. حيث يمكن بسهولة الوصول إلى السجلات المهمة في وقت اتخاذ القرار ، سيساعد هذا التحليل والتقرير الإدارة فى توفير أقصى وقت ممكن بالإضافة إلى الضغط.

 

5- مخصص للنشاط

عندما يتوفر لك برنامج مخصص لادارة نشاطك التجارى وفقًا لاحتياجات العمل ومتطلباته فسوف يسهل عليك تسهيل تخصيص بياناته وتقاريره وفقًا لسهولة ومتطلبات العميل. ويجعل استخدامه سهل فى التعامل لأنه متوافق ومتناسب بشكل كامل مع النشاط التجارى فمثلا نشاط الملابس يحتاج المزيد من التفاصيل الدقيقة مثل المقاس واللون فمع برنامج مخصص لـادارة حسابات محلات الملابس سوف يسهل عليك العمل دائما  لأن كل عمل لديه إجراءاته الخاصة وطرق التعامل مع الوحدات.

 

6- تحديث البيانات

إذا كانت الشركة تستخدم برنامج محاسبة ولكنها لا يقوم البرنامج بتحديث تلقائيًا  للبيانات وكذلك السجلات والتقارير الموجودة بداخله ، فهذا ليس نهجًا جيدًا لإضاعة الوقت في كل هذه الأشياء. فبمجرد ادخال وتسجيل فواتير لعميل او لمورد 

يعني برنامج المحاسبة سيعمل تلقائيًا دون إزعاج العميل. ويقوم بتحديث كافة البيانات والتقارير .حيث تحتاج الشركات الى برامج محاسبية حديثة ومتطورة قادرة على الربط بين كل الأقسام من حيث الداتا والربط بين نقاط البيع والفروع بدقة 

7- الأمان والحماية

داخل كل نشاط تجارى او شركة دائما ما هناك حسابات ومعلومات سرية ومهمة تُعرف بأسرار أي مؤسسة هناك ولا تريد لأي شخص معرفة هذه البيانات أو الاطلاع عليها  ، فمن المهم جدًا لكل شخص الحفاظ على أمان بياناته وأمانها. فهده ميزة أمنية مهمة وكذلك ضرورية لأي نشاط تجارى . وهى التحقق من سلامة البيانات وأمانها كميزة أساسية أثناء اختيار أي برنامج محاسبة حيث تتحقق هذه الوسائل مثل تحديد الصلاحيات للمستخدم ومعرفة البيانات المتاحة له فقط او التعديل على بيانات سابقة أو الاطلاع على كمية التخزين  بالاضافة الى تشفير الملفات وحمايتها .

 

تعرف على برنامج كاش كليك لإدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة محاسبياً وإدارياً ومخزنياً