أخصائي حسابات الدفع

للتقدم للوظيفة : رابط الوظيفة من هنا. 

_______________________________________

الوصف الوظيفي

ملخص الوظيفة

يكون أخصائي حسابات الدفع مسؤولاً عن معالجة فواتير الموردين، وإدارة مدفوعات البائعين، والحفاظ على سجلات حسابات الدفع بدقة، وضمان تسوية الالتزامات المالية في الوقت المناسب عبر عمليات التوزيع والتجزئة في الشركة. تدعم هذه الوظيفة الامتثال لسياسات الشركة والمعايير المحاسبية والمتطلبات القانونية أثناء العمل عن كثب مع الأقسام الداخلية والموردين لضمان عمليات دفع فعالة ودقيقة.

المسؤوليات الرئيسية

1. معالجة الفواتير والتحقق منها

• استلام ومراجعة ومعالجة فواتير الموردين بدقة وفي المواعيد المتفق عليها.
• مطابقة فواتير الموردين مع أوامر الشراء، وملاحظات استلام البضائع، والعقود، والمستندات الداعمة (مطابقة ثلاثية).
• التحقق من الأسعار والكميات والضرائب والخصومات وشروط الدفع.
• تحديد وحل أي تناقضات في الفواتير مع الموردين والأقسام الداخلية.
• ضمان الترميز الصحيح للحسابات وتخصيص مراكز التكلفة.

2. مدفوعات البائعين

• إعداد مقترحات الدفع وفقاً لجدول الدفع المعتمد.
• معالجة المدفوعات من خلال التحويلات البنكية، والشيكات، وطرق الدفع المعتمدة الأخرى.
• ضمان امتثال المدفوعات لمصفوفات تفويض الشركة.
• مراقبة مواعيد الاستحقاق لتجنب غرامات التأخير في الدفع.
• تسوية تأكيدات الدفع مع كشوف الحسابات البنكية.

3. إدارة حسابات الموردين

• الحفاظ على بيانات الموردين الرئيسية بدقة.
• تسوية بيانات الموردين بانتظام.
• حل استفسارات الموردين بشأن الفواتير والمدفوعات.
• مراقبة الأرصدة المستحقة والمدفوعات المتأخرة.
• تشغيل عملية الشراء إلى الدفع بانتظام.
• بناء علاقات إيجابية مع الموردين المحليين والدوليين.

4. حفظ السجلات المالية

• تسجيل معاملات حسابات الدفع بدقة داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات.
• الحفاظ على وثائق إلكترونية وورقية منظمة.
• ضمان امتثال جميع السجلات المحاسبية لسياسات الشركة ومتطلبات التدقيق.
• المساعدة في الحفاظ على الاحتفاظ السليم بالوثائق.

5. إغلاق نهاية الشهر ونهاية السنة

• إعداد تسويات حسابات الدفع.
• المساعدة في تقديرات نهاية الشهر.
• ضمان تسجيل جميع الفواتير ضمن الفترة المحاسبية الصحيحة.
• دعم أنشطة الإغلاق المالي.
• تقديم الجداول المطلوبة من إدارة المالية.

6.الرقابة الداخلية والامتثال

• ضمان الالتزام بالرقابة المالية الداخلية.
• التحقق من الموافقات قبل معالجة الفواتير والمدفوعات.
• دعم التدقيق الداخلي والخارجي.
• ضمان الامتثال لضريبة القيمة المضافة، واللوائح الضريبية (عند الاقتضاء)، وسياسات الشركة المالية.
• تحديد فرص تحسين العمليات التي تعزز الرقابة المالية.

7. التنسيق بين الأقسام

• التنسيق مع قسم المشتريات بشأن أوامر الشراء وقضايا الموردين.
• العمل مع قسم المستودعات لحل تناقضات ملاحظات استلام البضائع.
• التواصل مع عمليات التجزئة بشأن الفواتير والنفقات المتعلقة بالمتاجر.
• دعم مديري الفئات بشأن تسويات الموردين والمطالبات الترويجية.
• التنسيق مع الخزينة بشأن تنفيذ المدفوعات.

8. التقارير والتحليل

• إعداد تقارير شيخوخة حسابات الدفع.
• مراقبة الأرصدة المستحقة المتأخرة للموردين.
• توليد تقارير حالة المدفوعات.
• تتبع أوقات معالجة الفواتير.
• مساعدة الإدارة في التقارير المالية حسب الطلب.

المهارات

متطلبات الخبرة والتعليم

• درجة البكالوريوس في المحاسبة، المالية، أو مجال ذي صلة.
• شهادة مهنية (ACCA، CMA، CPA، أو ما يعادلها) تعتبر ميزة.
• من 2 إلى 5 سنوات من الخبرة في حسابات الدفع أو المحاسبة العامة.
• يفضل الخبرة في بيئة توزيع، تجزئة، سلع استهلاكية، إلكترونيات استهلاكية، أو أزياء.
• خبرة في العمل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ساب، أوراكل، مايكروسوفت دايناميكس، أو ما شابه).