للتقدم للوظيفة : رابط الوظيفة من هنا. 

_______________________________________

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

يدعم مساعد مدير العمليات المالية والمشتريات شريك الأعمال وظيفة التسويق في إدارة التخطيط المالي، أنشطة المشتريات، علاقات البائعين، والمتطلبات التشغيلية. يعمل هذا الدور كنقطة التنسيق الرئيسية بين التسويق والمالية، والمشتريات، والشؤون القانونية، والموردين الخارجيين لضمان إدارة الميزانيات، طلبات الشراء، العقود، أوامر الشراء، والمدفوعات بكفاءة ووفقًا للسياسات التنظيمية.

التخطيط المالي وإدارة الميزانية

• دعم إعداد وإدارة الميزانية السنوية وخطط المالية لقسم التسويق.
• العمل مع فرق التسويق لتوقع متطلبات الإنفاق عبر الحملات، الفعاليات، وسائل الإعلام، الرعايات، الوكالات، وأنشطة أخرى.
• مراقبة الإنفاق الفعلي، الالتزامات، والميزانيات المتاحة مقابل الخطط المعتمدة.
• إعداد تقارير الميزانية الدورية، التوقعات، تحليلات الفروق، والتحديثات المالية لقيادة التسويق.
• تحديد المخاطر المحتملة للميزانية، الإنفاق الزائد، الإنفاق المنخفض، والفجوات التمويلية، والتوصية بالإجراءات المناسبة.
• دعم تحويلات الميزانية، إعادة التخصيص، التراكمات، وأنشطة الإغلاق المالي في نهاية السنة.
• ضمان تخصيص دقيق للتكاليف عبر وظائف التسويق، المشاريع، الحملات، ومراكز التكلفة.

عمليات المشتريات

• تنسيق متطلبات المشتريات لحملات التسويق، الفعاليات، خدمات الإعلام، الوكالات الإبداعية، خدمات الإنتاج، البحث، وأنشطة تسويقية أخرى.
• دعم إعداد وتقديم طلبات الشراء، طلبات العروض، مستندات المناقصة، وأوامر الشراء.
• العمل مع أصحاب المصلحة في التسويق لتطوير نطاقات عمل واضحة، متطلبات فنية، نتائج، ومعايير تقييم تجارية.
• تتبع أنشطة المشتريات من الطلب الأولي عبر المصادر، التقييم، التعاقد، إصدار أوامر الشراء، والمدفوعات.
• ضمان دعم طلبات المشتريات بالموافقات المطلوبة والوثائق اللازمة.
• الحفاظ على رؤية واضحة لجداول المشتريات والمتابعة بشأن الإجراءات المتأخرة أو المعلقة.

إدارة البائعين والعقود

• تنسيق تسجيل ودخول بائعين ووكالات تسويق جدد.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لعقود البائعين، أوامر الشراء، النتائج، جداول المدفوعات، وتواريخ انتهاء العقود.
• مراقبة أداء البائعين مقابل مستويات الخدمة المتفق عليها، النتائج، الجداول الزمنية، والميزانيات.
• دعم تجديد العقود، التعديلات، التمديدات، وأنشطة الإغلاق.
• التنسيق مع المشتريات والشؤون القانونية للتعامل مع المسائل التعاقدية، التجارية، أو المتعلقة بالموردين.
• دعم حل نزاعات البائعين، التأخيرات في التسليم، اختلافات الفواتير، ومشكلات الدفع.

إدارة الفواتير والمدفوعات

• مراجعة الفواتير والوثائق الداعمة للتأكيد على توافقها مع العقود، أوامر الشراء، والنتائج المكتملة.
• التنسيق مع فرق التسويق للحصول على تأكيد الخدمات والموافقات قبل معالجة المدفوعات.
• تتبع الفواتير والمدفوعات والمتابعة مع المالية، المشتريات، والبائعين بشأن العناصر المعلقة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للالتزامات المالية، الفواتير، التراكمات، وحالة الدفع.
• دعم الحل الفوري للفواتير المعلقة، المرفوضة، أو المقدمة بشكل غير صحيح.

الشراكة التجارية وإدارة أصحاب المصلحة

• العمل كنقطة الربط التشغيلية الرئيسية بين التسويق والمالية، المشتريات، الشؤون القانونية، والوظائف المؤسسية الأخرى.
• تقديم المشورة لأصحاب المصلحة في التسويق حول العمليات المالية، المشتريات، والتعاقد ذات الصلة.
• دعم فرق التسويق في تخطيط أوقات المشتريات واختيار النهج المناسب للتوريد.
• تسهيل اجتماعات مراجعة الميزانية والمشتريات الدورية مع أصحاب المصلحة في التسويق.
• تقديم تحديثات واضحة للإدارة حول حالة الميزانية، تقدم المشتريات، المخاطر، والقرارات المطلوبة.
• بناء علاقات فعالة مع الفرق الداخلية، الوكالات، الموردين، ومقدمي الخدمات.

الحوكمة، الامتثال والتقارير

• ضمان توافق جميع الأنشطة المالية والمشتريات التسويقية مع السياسات التنظيمية، السلطات الموكلة، ومتطلبات الموافقة.
• الحفاظ على وثائق كاملة ودقيقة لدعم مراجعات الحوكمة والتدقيقات الداخلية أو الخارجية.
• تطوير والحفاظ على متتبعات، لوحات معلومات، تقارير، وسجلات تشغيلية للميزانيات، العقود، أوامر الشراء، والمدفوعات.
• تحديد الفجوات في العمليات والتوصية بالتحسينات لزيادة الكفاءة، والرؤية، والامتثال.
• دعم تطوير نماذج، إرشادات، وإجراءات عمل موحدة لعمليات التسويق.
• مراقبة مؤشرات التشغيل الرئيسية، بما في ذلك وقت دوران المشتريات، استخدام الميزانية، حالة الدفع، وأداء البائعين.

الملف الشخصي المطلوب للمرشحين

• درجة البكاليوس في المالية، المحاسبة، إدارة الأعمال، المشتريات، إدارة سلسلة التوريد، أو مجال ذي صلة.
• شهادة مهنية في المالية، المشتريات، سلسلة التوريد، أو إدارة المشاريع تعتبر ميزة.
• حد أدنى من 4-6 سنوات من الخبرة ذات الصلة في العمليات المالية، المشتريات، العمليات التجارية، الشراكة التجارية، أو إدارة الميزانية.
• تعتبر الخبرة السابقة في دعم وظيفة التسويق، الاتصالات، الفعاليات، وسائل الإعلام، أو الرعايات مفضلة.
• خبرة في إدارة الميزانيات، طلبات الشراء، أوامر الشراء، العقود، الفواتير، وعلاقات البائعين.