للتقدم للوظيفة : رابط الوظيفة من هنا. 

_______________________________________

يدعم مساعد مدير عمليات المالية والمشتريات كشريك عمل وظيفة التسويق في إدارة التخطيط المالي وأنشطة الشراء وعلاقات الموردين والاحتياجات التشغيلية. يعمل الدور كنقطة التنسيق الأساسية بين التسويق والمالية والمشتريات والجهات القانونية والموردين الخارجيين لضمان إدارة الميزانيات وطلبات الشراء والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات بكفاءة وبما يتوافق مع سياسات المؤسسة.

التخطيط المالي وإدارة الميزانية

• دعم إعداد وإدارة ميزانية قسم التسويق السنوية والخطط المالية.
• العمل مع فرق التسويق لتوقع متطلبات الإنفاق عبر الحملات والفعاليات والإعلام والرعايات والوكالات والأنشطة الأخرى.
• مراقبة الإنفاق الفعلي والالتزامات والميزانيات المتاحة مقابل الخطط المعتمدة.
• إعداد تقارير ميزانية منتظمة وتوقعات وتحليلات الانحراف والتحديثات المالية لقيادة التسويق.
• تحديد مخاطر الميزانية المحتملة والإنفاق الزائد أو الناقص وفجوات التمويل وتوصية الإجراءات المناسبة.
• دعم تحويلات الميزانية وإعادة التخصيصات والتجميع المالي والنشاطات المالية في نهاية السنة.
• ضمان تخصيص التكاليف بدقة عبر وظائف التسويق والمشروعات والحملات ومراكز التكاليف.

عمليات الشراء

• تنسيق متطلبات الشراء لحملات التسويق والفعاليات وخدمات الوسائط والوكالات الإبداعية وخدمات الإنتاج والبحوث والأنشطة التسويقية الأخرى.
• دعم إعداد وتقديم طلبات الشراء وطلبات العروض ومستندات المناقصة وأوامر الشراء.
• التعاون مع أصحاب مصلحة في التسويق لتطوير نطاقات عمل واضحة ومتطلبات فنية وتسليمات ومعايير تقييم تجارية.
• تتبع أنشطة الشراء من الطلب الأولي حتى التوريد والتقييم والتعاقد وإصدار أمر الشراء والدفع.
• التأكد من أن طلبات الشراء مدعومة بالموافقات والوثائق المطلوبة.
• الحفاظ على وضوح جداول زمنية للشراء والمتابعة في الحالات المتأخرة أو المفتوحة.

إدارة الموردين والعقود

• تنسيق إجراءات انضمام وتسجيل موردي التسويق الجدد والوكالات.
• الحفاظ على سجلات دقيقة لعقود الموردين وأوامر الشراء والتسليمات وجداول الدفع وتواريخ انتهاء العقود.
• مراقبة أداء الموردين مقابل مستويات الخدمة والالتزامات والتسليمات والجداول الزمنية والميزانيات المتفق عليها.
• دعم تجديد العقود والتعديلات والتمديدات وإجراءات الإغلاق.
• التنسيق مع الشراء والقانون لمعالجة المسائل التعاقدية والتجارية والمتعلقة بالموردين.
• دعم حل نزاعات الموردين والتسليمات المتأخرة والتباينات في الفواتير ومشاكل الدفع.

إدارة الفواتير والدفع

• مراجعة الفواتير والوثائق المساندة للتأكد من التوافق مع العقود وأوامر الشراء والتسليمات المكتملة.
• التنسيق مع فرق التسويق للحصول على تأكيد الخدمات والموافقات قبل معالجة المدفوعات.
• تتبع الفواتير والمدفوعات والمتابعة مع المالية والمشتريات والموردين بشأن البنود المستحقة.
• الحفاظ على سجلات دقيقة للالتزامات المالية والفواتير والتجميع وحالة الدفع.
• دعم الحل الفوري للفواتير المحجوبة أو المرفوضة أو المقدمة بشكل غير صحيح.

الشراكة مع الأعمال وإدارة أصحاب المصلحة

• التصرف كحلقة التشغيل الرئيسية بين التسويق والمالية والمشتريات والجهات القانونية ووظائف الشركات الأخرى.
• إرشاد أصحاب مصلحة في التسويق حول العمليات المالية والمشتريات والتعاقد ذات الصلة.
• دعم فرق التسويق في تخطيط أوقات الشراء واختيار النهج المناسب للمصادر.
• تسهيل اجتماعات مراجعة الميزانية والمشتريات المنتظمة مع أصحاب المصلحة في التسويق.
• تقديم تحديثات واضحة للإدارة حول حالة الميزانية وتقدم المشتريات والمخاطر والقرارات المطلوبة.
• بناء علاقات فعالة مع الفرق الداخلية والوكالات والموردين ومقدمي الخدمات.

الحوكمة والامتثال والتقارير

• ضمان امتثال جميع أنشطة المالية والمشتريات في التسويق لسياسات المنظمة والسلطات المفوضة ومتطلبات الموافقات.
• الحفاظ على وثائق كاملة ودقيقة لدعم مراجعات الحوكمة والتدقيق الداخلي أو الخارجي.
• تطوير والحفاظ على متتبعات ولوحات معلومات وتقارير وسجلات تشغيلية للموازنات والعقود وأوامر الشراء والمدفوعات.
• تحديد فجوات العمليات وتوصية التحسينات لزيادة الكفاءة والشفافية والامتثال.
• دعم تطوير قوالب موحدة وإرشادات وإجراءات تشغيلية لعمليات التسويق.
• مراقبة مؤشرات تشغيلية رئيسية، بما في ذلك زمن دوران الشراء، واستخدام الميزانية، وحالة الدفع، وأداء الموردين.

الملف المرشح المثالي

• درجة البكالوريوس في المالية أو المحاسبة أو إدارة الأعمال أو المشتريات أو إدارة سلسلة الإمداد أو مجال ذي صلة.
• شهادة مهنية في المالية أو المشتريات أو سلسلة الإمداد أو إدارة المشاريع تعتبر ميزة.
• خبرة لا تقل عن 4-6 سنوات في عمليات المالية والمشتريات والعمليات التجارية والشراكة التجارية أو إدارة الميزانية.
• يفضل خبرة سابقة في دعم وظيفة التسويق أو الاتصالات أو الفعاليات أو الإعلام أو الرعايات.
• خبرة في إدارة الميزانيات والطلبات الشرائية وأوامر الشراء والعقود والفواتير وعلاقات الموردين.