للتقدم للوظيفة : رابط الوظيفة من هنا. 

_______________________________________

قطاع العمل: الإعلام والترفيه. يتبع لـ: نائب الرئيس التنفيذي ونائب المدير المالي.

نبذة عن الدور: عميلنا هو مؤسسة رائدة وراسخة في مجال الإعلام والترفيه وتتمتع بحضور إقليمي قوي. تبحث المؤسسة عن مساعد إداري للشؤون المالية والإدارية يتمتع بمهارات تنظيمية عالية، ووعي تجاري، ودقة في التفاصيل، لتقديم دعم إداري وتنسيقي وتشغيلي رفيع المستوى لنائب الرئيس التنفيذي ونائب المدير المالي.

المسؤوليات الرئيسية: دعم الإدارة والتنفيذيين: تقديم دعم إداري وتنسيقي شامل لنائب الرئيس التنفيذي ونائب المدير المالي. إدارة الجداول الزمنية المعقدة، والاجتماعات، والمواعيد، وجداول التنفيذيين. تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد جداول الأعمال والعروض التقديمية والوثائق الداعمة. إعداد محاضر الاجتماعات، ونقاط العمل، والمتابعة مع أصحاب المصلحة المعنيين لضمان الإنجاز في الوقت المناسب. تنسيق المراسلات التنفيذية، والتقارير، والعروض التقديمية، والوثائق السرية. التعامل مع معلومات الأعمال والمالية الحساسة بمستوى عالٍ من السرية والتحفظ. دعم التنفيذيين في التحضير لاجتماعات الإدارة، ومراجعات القيادة، والمناقشات الاستراتيجية.

التنسيق المالي: مساعدة نائب المدير المالي في التنسيق اليومي للأنشطة والمتطلبات المالية. تنظيم وحفظ التقارير المالية، والميزانيات، والتوقعات، والعروض التقديمية، والوثائق الداعمة. التنسيق مع إدارات المالية والحسابات والمشتريات والإدارات الأخرى للحصول على المعلومات والوثائق المطلوبة. المساعدة في تتبع الموافقات المالية، والفواتير، والمدفوعات، والمصروفات، وغيرها من الطلبات المالية. الاحتفاظ بسجلات منظمة للوثائق المالية والإدارية. دعم إعداد وتوحيد التقارير الإدارية والعروض التقديمية. متابعة الموافقات المالية المعلقة وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية. المساعدة في تتبع الميزانية ومراقبة المصروفات الإدارية والتشغيلية عند الحاجة.

الإدارة والعمليات: تنسيق الشؤون الإدارية عبر الإدارات وضمان المتابعة الفورية لطلبات الإدارة. الحفاظ على أنظمة حفظ منظمة للوثائق المؤسسية والمالية والإدارية السرية. تنسيق ترتيبات السفر والإقامة والاجتماعات وبرامج الرحلات لكبار الإدارة عند الحاجة. المساعدة في مطالبات المصروفات، وطلبات الشراء، والعقود، والوثائق الإدارية. التواصل مع الإدارات الداخلية والأطراف الخارجية نيابة عن نائب الرئيس التنفيذي ونائب المدير المالي. دعم التنفيذ السلس للمتطلبات الإدارية والتشغيلية على مستوى الإدارة. الحفاظ على أدوات التتبع للإجراءات الرئيسية، والمواعيد النهائية، والموافقات، والمخرجات.

تنسيق أصحاب المصلحة: العمل كنقطة تنسيق مركزية بين الإدارة العليا والإدارات الداخلية. بناء علاقات عمل فعالة مع إدارات المالية، والموارد البشرية، والشؤون القانونية، والمشتريات، والعمليات، ووظائف الأعمال الأخرى. المتابعة الاستباقية مع أصحاب المصلحة وتصعيد التأخيرات أو المسائل الحرجة عند الاقتضاء. ضمان تدفق الاتصالات والوثائق بكفاءة بين الإدارة والفرق المعنية.

المتطلبات: درجة البكالوريوس في المالية، أو المحاسبة، أو إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة. خبرة تتراوح بين 3 إلى 6 سنوات في المساعدة التنفيذية، أو الإدارة المالية، أو دعم الإدارة، أو دور مماثل. يُفضل بشدة وجود خبرة في دعم كبار التنفيذيين، أو القيادات العليا، أو المديرين الماليين، أو الرؤساء التنفيذيين، أو الإدارة المالية العليا. فهم قوي للعمليات المالية والإدارية. مهارات ممتازة في Microsoft Office، وخاصة Excel وPowerPoint. مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية. مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة باللغة الإنجليزية. القدرة على إدارة أولويات متعددة والعمل بفعالية في بيئة سريعة الخطى. اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة. مستوى عالٍ من الاحترافية، والتحفظ، والسرية. مهارات قوية في المتابعة وإدارة أصحاب المصلحة. القدرة على العمل بشكل مستقل وتوقع احتياجات الإدارة العليا.