مساعد إداري

للتقدم للوظيفة : رابط الوظيفة من هنا. 

_______________________________________

المهام والمسؤوليات

• إدارة جدول أعمال رئيس القطاع التقني (CTO)، واجتماعاته وسفرياته؛ وفرز البريد الوارد المشترك وتحديد المواضيع التي تتطلب تدخلاً من أحد المؤسسين.
• إدارة المكتب — المستلزمات، المعدات، المرافق، الصيانة، والزوار.
• إعداد وتقديم المستندات والوثائق للجهات الحكومية والبنوك والسجل التجاري؛ والعمل مع المحاسب والمحامي الخارجيين.
• تهيئة الموظفين الجدد: العقد، التأمينات الاجتماعية، المعدات، الحسابات، وجدول الأسبوع الأول.
• إصدار فواتير العملاء، ومتابعة المدفوعات، ومتابعة الفواتير المتأخرة. جمع فواتير الموردين والإيصالات وتسليمها للمحاسب.
• متابعة الاشتراكات وحسابات الموردين — الاستضافة السحابية، مزودي خدمات الدفع، أدوات SaaS، ومنصات المستقلين — والتنويه عن التجديدات وأي أمور غير معتادة.
• إعداد نظرة عامة وبسيطة عن التدفقات النقدية الشهرية للمؤسسين.
• تنسيق الأوراق والمراسلات مع مكتب شريكنا في ألمانيا، ومتابعة المواعيد النهائية لعقود العملاء الألمان وبنود الامتثال.
• الحفاظ على تنظيم منصة ClickUp — إسناد المهام، تحديد التواريخ، ووضوح جدول الأسبوع — وجمع مستجدات العمل من فرق التسويق والتصميم والهندسة قبل المراجعة الأسبوعية.
• صياغة التحديث الأسبوعي للعملاء بناءً على مدخلات الفريق ليعتمده أحد المؤسسين؛ وتدوين ملاحظات الاجتماعات ومتابعة تنفيذ المهام المطلوبة.

المهارات والخبرات المطلوبة

• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات كمساعد تنفيذي أو مدير مكتب أو منسق عمليات.
• إتقان اللغتين العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
• منظم وموثوق: تنجز المهام وتتابعها حتى إتمامها دون الحاجة لتذكيرك.
• إجادة التعامل مع الأرقام — الفواتير، الجداول الإلكترونية الأساسية، ومتابعة المدفوعات.
• الكتمان والسرية التامة في التعامل مع المعلومات المالية ومعلومات الموارد البشرية، والتي تشكل معظم ما يمر عليك.
• إجادة تامّة لأدوات Google Workspace — Gmail، Calendar، Drive، Sheets.

ميزات إضافية يفضل وجودها

• إتقان اللغة الألمانية بمستوى A2 أو أعلى.
• خبرة سابقة في شركة برمجيات، وكالة، أو شركة ناشئة.
• خبرة في استخدام ClickUp أو Notion أو أدوات إدارة المهام المماثلة.
• دراسة أساسيات مسك الدفاتر أو المحاسبة.
• خبرة في المعاملات الحكومية المصرية والتأمينات الاجتماعية.

ما نقدمه لك

• تواصل مباشر مع المؤسسين، وصلاحية تحسين وتطوير الإجراءات بدلاً من التكيف مع عيوبها.
• فريق يُبنى حولك خلال الأشهر الستة القادمة، وليس فريقاً تنضم إليه في مراحله الأخيرة.
• أدوات جاهزة وموجودة بالفعل — Google Workspace، ClickUp، WhatsApp Business، Excel — دون الحاجة لابتكار نظام جديد من الصفر.
• الرفع المباشر بالتقارير لرئيس القطاع التقني والشريك المؤسس.