كيف تختبر برنامج محاسبة قبل الاشتراك؟
لاختبار برنامج محاسبة قبل الاشتراك، حدد أولًا احتياجات شركتك، ثم جرّب تنفيذ العمليات اليومية التي تعتمد عليها، مثل إصدار فواتير المبيعات والمشتريات، وتسجيل المصروفات، وتحصيل العملاء، وسداد الموردين، وإدارة المخزون، واستخراج التقارير المالية. وبعد ذلك، قارن النتائج المتوقعة بالأرقام التي يعرضها البرنامج، وتحقق من سهولة الاستخدام والصلاحيات والأمان والدعم والتكلفة.
وتُعد تجربة برنامج المحاسبة قبل الشراء أو الاشتراك خطوة مهمة للشركات الصغيرة والمتوسطة، لأنها تساعد على اكتشاف الفروق بين المزايا المعلنة والوظائف المتاحة فعليًا.
فقد يوفر البرنامج واجهة جذابة وسهلة الاستخدام، لكنه لا يدعم نوعًا معينًا من تقارير المخزون أو إدارة الفروع أو العملات المتعددة. وقد يقدم نظام آخر وظائف محاسبية متقدمة، لكنه يحتاج إلى تدريب وإعداد لا يتناسبان مع حجم المشروع.
أفضل طريقة لاختبار برنامج محاسبة هي تنفيذ معاملات تمثل نشاط شركتك، ومراجعة أثرها على الحسابات والأرصدة والتقارير، بدلًا من الاكتفاء بمشاهدة عرض توضيحي.
لماذا يجب تجربة برنامج المحاسبة قبل الاشتراك؟
قد يؤدي اختيار برنامج غير مناسب إلى زيادة تكاليف التشغيل، وصعوبة تدريب الموظفين، والحاجة إلى نقل البيانات إلى نظام آخر لاحقًا.
وتساعد التجربة العملية على:
- التأكد من توفر الوظائف الأساسية.
- اختبار صحة المعاملات والقيود المحاسبية.
- تقييم سهولة الاستخدام.
- فحص التقارير المالية والإدارية.
- تجربة إدارة العملاء والموردين.
- التحقق من إدارة المخزون ونقاط البيع عند الحاجة.
- اختبار صلاحيات المستخدمين.
- تقييم الأداء على الكمبيوتر والهاتف.
- معرفة حدود خطة الاشتراك.
- تحديد احتياجات التدريب والدعم الفني.
ولا تضمن التجربة المحدودة اكتشاف جميع المشكلات المستقبلية، لذلك يجب الجمع بينها وبين مراجعة العقود والأمان والنسخ الاحتياطي وإمكانية تصدير البيانات.
ما الفرق بين النسخة التجريبية والعرض التوضيحي؟
النسخة التجريبية المجانية
قد تتيح للمستخدم إنشاء حساب وتجربة العمليات وإدخال بيانات افتراضية بنفسه، خلال مدة أو حدود استخدام يحددها المزود.
وهي مفيدة لاختبار الاستخدام اليومي، لكن بعض الوظائف قد لا تكون متاحة فيها.
العرض التوضيحي
يشرح ممثل مزود البرنامج طريقة استخدام النظام ووظائفه.
وقد يساعد على فهم العمليات المعقدة، لكنه لا يغني عن تجربة ينفذها موظفو الشركة.
بيئة الاختبار المخصصة
قد يوفر بعض المزودين بيئة اختبار تحتوي على بيانات تمثل النشاط الفعلي للشركة.
ويُفضل استخدام بيانات افتراضية أو منزوعة المعلومات الحساسة، وعدم إدخال بيانات عملاء أو معلومات مالية سرية في بيئة تجريبية دون ضوابط مناسبة.
الخطوة الأولى: حدد متطلبات شركتك قبل الاختبار
لا تبدأ تجربة البرنامج قبل إعداد قائمة بالوظائف التي تحتاج إليها.
ويمكن تقسيم المتطلبات إلى ثلاث مجموعات:
الوظائف الإلزامية
هي الوظائف التي لا تستطيع الشركة العمل دونها، مثل الحسابات العامة أو الفواتير أو المخزون عند الاعتماد عليه.
الوظائف المهمة
هي الوظائف التي تسهل العمل وتزيد الكفاءة، لكنها لا تمنع استخدام النظام إذا لم تكن متاحة.
الوظائف المستقبلية
هي الإمكانات التي قد تحتاج إليها الشركة عند إضافة موظفين أو فروع أو أنشطة جديدة.
ومن أهم المتطلبات التي يمكن إدراجها:
- دليل الحسابات والقيود اليومية.
- فواتير المبيعات والمشتريات.
- المقبوضات والمدفوعات.
- المصروفات.
- العملاء والموردون.
- المخزون والمستودعات.
- نقاط البيع.
- التقارير المالية.
- الصلاحيات.
- العملات والفروع.
- استيراد البيانات وتصديرها.
الخطوة الثانية: جهز بيانات تجريبية واقعية
لإجراء اختبار مفيد، أنشئ بيانات افتراضية تشبه معاملات الشركة.
يمكن مثلًا تجهيز:
- خمسة عملاء.
- ثلاثة موردين.
- عشرة منتجات أو خدمات.
- حساب نقدية وحساب بنك.
- عدة مصروفات تشغيلية.
- فواتير نقدية وآجلة.
- مرتجعات وخصومات.
- مستودع أو فرعين إذا كان النشاط يحتاج إليهما.
ويجب تسجيل النتائج المتوقعة لكل معاملة قبل إدخالها إلى البرنامج، حتى تتمكن من التحقق من صحة المخرجات.
الخطوة الثالثة: اختبر دليل الحسابات والقيود اليومية
يُعد دليل الحسابات من أهم مكونات النظام المحاسبي.
ابدأ باختبار:
- إضافة الحسابات الرئيسية والفرعية.
- تصنيف الأصول والالتزامات وحقوق الملكية.
- تصنيف الإيرادات والمصروفات.
- إدخال قيد يومية.
- مراجعة القيد بعد تسجيله.
- عرض حركة الحساب في دفتر الأستاذ.
- استخراج ميزان المراجعة.
ويجب أن يتأكد المحاسب من ملاءمة دليل الحسابات لطبيعة نشاط الشركة، لأن وجود حسابات غير مناسبة قد يؤدي إلى تقارير مضللة.
الخطوة الرابعة: اختبر فواتير المبيعات
نفذ عدة حالات، ولا تكتفِ بفاتورة بيع واحدة.
اختبار البيع النقدي
أنشئ فاتورة بمبلغ 1,000 وحدة نقدية وسجل تحصيلها بالكامل.
تحقق من ظهور المبيعات والمقبوضات بصورة صحيحة.
اختبار البيع الآجل
أنشئ فاتورة بقيمة 3,000 وحدة نقدية لعميل بالأجل.
تحقق من ظهور المبلغ في حساب العميل والذمم المدينة.
اختبار الخصومات
أنشئ فاتورة قيمتها 2,000 وحدة نقدية مع خصم 10%، بافتراض عدم وجود ضرائب.
قيمة الخصم:
2,000 × 10% = 200 وحدة نقدية.
صافي الفاتورة المتوقع:
2,000 − 200 = 1,800 وحدة نقدية.
وتحقق من طريقة احتساب الخصم وعرضه وتسجيل أثره المحاسبي.
الخطوة الخامسة: اختبر تحصيلات العملاء والدفعات الجزئية
قد تتعامل الشركة مع عملاء يسددون فواتيرهم على دفعات.
لذلك يجب اختبار كيفية متابعة الرصيد المستحق.
مثال عملي
لنفترض أن العميل لديه فاتورة بقيمة 6,000 وحدة نقدية.
ثم سجلت:
- دفعة أولى: 2,500 وحدة نقدية.
- دفعة ثانية: 1,500 وحدة نقدية.
الرصيد المتبقي المتوقع:
6,000 − 2,500 − 1,500 = 2,000 وحدة نقدية.
تحقق من ظهور الرصيد في كشف حساب العميل، ومن عدم تسجيل الدفعات مرتين.
واختبر أيضًا طريقة معالجة الدفعات المقدمة والأرصدة الدائنة إذا كانت من متطلبات نشاطك.
الخطوة السادسة: اختبر المشتريات والموردين
أنشئ فاتورة شراء بالأجل، ثم سجل دفعة جزئية للمورد.
لنفترض أن قيمة الفاتورة 10,000 وحدة نقدية، وأن الشركة سددت 4,000 وحدة نقدية.
الرصيد المتوقع:
10,000 − 4,000 = 6,000 وحدة نقدية.
وتحقق من:
- ظهور فاتورة الشراء.
- تسجيل الالتزام على المورد.
- ارتباط المدفوعات بالحساب.
- صحة كشف المورد.
- تسجيل مرتجع مشتريات عند الحاجة.
وإذا كانت الشركة تستخدم طلبات شراء وأوامر شراء واستلامات، فيجب اختبار الدورة كاملة.
الخطوة السابعة: اختبر تسجيل المصروفات
سجل مجموعة من المصروفات المختلفة، مثل:
- إيجار: 2,000 وحدة نقدية.
- تسويق: 1,200 وحدة نقدية.
- صيانة: 800 وحدة نقدية.
الإجمالي المتوقع:
2,000 + 1,200 + 800 = 4,000 وحدة نقدية.
تحقق من إمكانية تصنيف المصروفات واستخراج تقرير حسب الحساب والفترة.
كما يجب اختبار المصروفات المستحقة والمدفوعة مقدمًا إذا كانت الشركة تحتاج إلى هذه المعالجات.
الخطوة الثامنة: اختبر إدارة المخزون
إذا كان نشاطك تجاريًا، فقد تكون إدارة المخزون من أهم الوظائف الإلزامية.
لذلك، اختبر حركة الصنف من الشراء إلى البيع والجرد.
سيناريو عملي للمخزون
لنفترض أن الصنف لديه رصيد افتتاحي قدره 100 وحدة.
ثم نفذت العمليات التالية:
- شراء 40 وحدة.
- بيع 25 وحدة.
- مرتجع مبيعات قابل لإعادة البيع قدره 5 وحدات.
- تسوية نقص جرد قدره 3 وحدات.
الرصيد المتوقع:
100 + 40 − 25 + 5 − 3 = 117 وحدة.
تحقق من أن البرنامج يعرض الرصيد الصحيح، وأن حركات البيع والشراء والمرتجعات والتسويات تظهر في التقارير.
ومن المهم اختبار تكلفة المخزون والمستودعات ووحدات القياس والأرقام التسلسلية وتواريخ الصلاحية عندما تكون مطلوبة.
الخطوة التاسعة: اختبر تكلفة البضاعة المباعة
لا يكفي أن يعرض البرنامج كمية المخزون بصورة صحيحة، بل يجب التأكد من طريقة احتساب التكلفة.
مثال على المتوسط المرجح
لنفترض أنك اشتريت:
- 10 وحدات بسعر تكلفة 20 وحدة نقدية للوحدة.
- 10 وحدات بسعر تكلفة 30 وحدة نقدية للوحدة.
إجمالي التكلفة:
(10 × 20) + (10 × 30) = 500 وحدة نقدية.
متوسط التكلفة:
500 ÷ 20 = 25 وحدة نقدية للوحدة.
إذا بعت 8 وحدات، فإن تكلفة المبيعات المتوقعة وفق هذا المتوسط هي:
8 × 25 = 200 وحدة نقدية.
لكن النتيجة قد تختلف إذا كان النظام يستخدم طريقة تقييم أخرى أو توجد تكاليف إضافية.
ولهذا يجب مراجعة طريقة احتساب تكلفة المخزون مع المحاسب.
الخطوة العاشرة: اختبر التقارير المالية
قد يبدو البرنامج مناسبًا أثناء إدخال المعاملات، لكنه لا يوفر التقارير المطلوبة للإدارة.
لذلك يجب اختبار:
- ميزان المراجعة.
- دفتر الأستاذ.
- قائمة الربح أو الخسارة.
- قائمة المركز المالي.
- كشف حساب العميل.
- كشف حساب المورد.
- تقارير المصروفات.
- تقارير المبيعات والمشتريات.
- تقارير المخزون عند الحاجة.
ولا يكفي ظهور التقرير؛ بل يجب مقارنة أرقامه بنتائج الاختبارات.
مثال على اختبار قائمة الأرباح والخسائر
لنفترض تسجيل البيانات التالية خلال شهر:
- صافي المبيعات: 60,000 وحدة نقدية.
- تكلفة البضاعة المباعة: 36,000 وحدة نقدية.
- مصروفات تشغيلية: 15,000 وحدة نقدية.
مجمل الربح المتوقع:
60,000 − 36,000 = 24,000 وحدة نقدية.
الربح التشغيلي المتوقع:
24,000 − 15,000 = 9,000 وحدة نقدية.
هامش الربح التشغيلي:
9,000 ÷ 60,000 × 100 = 15%.
ويجب التأكد من توافق التقرير مع هذه النتائج، بشرط عدم وجود معاملات أو تسويات أخرى تؤثر فيها.
الخطوة الحادية عشرة: اختبر التسويات البنكية
تُعد التسويات البنكية من المهام المهمة في الرقابة على الحسابات.
اختبر تسجيل مجموعة من الحركات، مثل:
- تحصيل بنكي.
- حوالة إلى مورد.
- رسوم بنكية.
- عملية لم تظهر بعد في كشف البنك.
وتحقق من طريقة مطابقة الحركات ومعالجة الفروقات.
ولا تفترض أن البرنامج يدعم الربط المباشر مع البنك إلا بعد التحقق من ذلك.
الخطوة الثانية عشرة: اختبر صلاحيات المستخدمين
قد تحتاج الشركة إلى مستخدمين بصلاحيات مختلفة.
أنشئ حسابات تجريبية لأدوار مثل:
- موظف مبيعات.
- موظف مشتريات.
- محاسب.
- مدير.
ثم تحقق من إمكانية تحديد صلاحيات كل مستخدم.
ومن الأسئلة المهمة:
- هل يستطيع موظف المبيعات عرض جميع التقارير المالية؟
- هل يمكن تقييد تعديل الفواتير؟
- هل يستطيع المستخدم حذف معاملات معتمدة؟
- هل توجد سجلات للعمليات والتعديلات؟
- هل يمكن تحديد الصلاحيات حسب الفرع؟
ويجب اختبار الوظائف الفعلية لا الاكتفاء بوجود شاشة لإدارة المستخدمين.
الخطوة الثالثة عشرة: اختبر الاستخدام من الكمبيوتر والهاتف
قد يحتاج المحاسب إلى استخدام الكمبيوتر، بينما يفضل صاحب العمل متابعة بعض التقارير من الهاتف.
اختبر:
- وضوح الواجهة.
- سهولة تسجيل الدخول.
- سرعة البحث عن العملاء والأصناف.
- إصدار الفواتير.
- عرض التقارير.
- التنقل بين الشاشات.
- الصلاحيات والأمان.
ولا يعني وجود تطبيق للهاتف توفر جميع وظائف الكمبيوتر.
الخطوة الرابعة عشرة: اختبر سرعة البرنامج واستقرار الأداء
قد يعمل النظام بصورة جيدة عند وجود بيانات محدودة، لكنه يحتاج إلى اختبار إضافي عندما يزداد حجم المعاملات.
ومن العمليات المهمة:
- إصدار الفواتير.
- البحث عن الأصناف.
- فتح كشف حساب كبير.
- استخراج تقرير مالي.
- إجراء جرد أو تحويل مخزني.
- استخدام النظام من أكثر من حساب.
ويُفضل تسجيل زمن تنفيذ المهام الأساسية ومقارنته بين البرامج باستخدام ظروف متشابهة.
الخطوة الخامسة عشرة: راجع الأمان والنسخ الاحتياطي
قد لا تكشف النسخة التجريبية جميع تفاصيل البنية الأمنية، لذلك يجب مراجعة وثائق المزود وشروط الخدمة.
ومن الأسئلة المهمة:
- هل توجد مصادقة متعددة العوامل؟
- كيف تُحمى البيانات؟
- ما سياسة النسخ الاحتياطي؟
- كيف تُستعاد البيانات عند حدوث عطل؟
- ما مدة الاحتفاظ بالنسخ؟
- هل توجد سجلات مراجعة؟
- كيف تُدار الصلاحيات؟
- هل يمكن تصدير بيانات الشركة؟
ولا ينبغي افتراض أن النظام السحابي أو المحلي أكثر أمانًا تلقائيًا؛ فالأمان يعتمد على الضوابط الفعلية وطريقة الإدارة.
الخطوة السادسة عشرة: اختبر استيراد البيانات وتصديرها
قد تحتاج الشركة إلى الانتقال من Excel أو برنامج سابق إلى النظام الجديد.
لذلك يجب اختبار إمكان استيراد:
- العملاء.
- الموردين.
- الأصناف.
- دليل الحسابات.
- الأرصدة الافتتاحية.
كما يجب مراجعة إمكانية تصدير التقارير والبيانات عند الحاجة إلى التحليل أو المراجعة أو الانتقال إلى برنامج آخر.
ولا يعني توفر زر للاستيراد أو التصدير إمكانية نقل جميع السجلات التاريخية بصورة كاملة.
الخطوة السابعة عشرة: اختبر دعم العملات والفروع
قد تحتاج الشركات متعددة الفروع أو التي تتعامل بعملات مختلفة إلى وظائف إضافية.
ومن السيناريوهات التي ينبغي تجربتها:
- إنشاء أكثر من فرع.
- تسجيل مبيعات لكل فرع.
- استخراج تقرير منفصل لكل موقع.
- تحديد صلاحيات مستخدمي الفروع.
- إنشاء معاملة بعملة أجنبية.
- تسجيل سعر صرف.
- مراجعة معالجة فروقات العملات.
ويجب التمييز بين دعم الفواتير بعملات مختلفة والمحاسبة متعددة العملات، كما يجب التحقق من متطلبات إدارة الشركات القانونية المتعددة.
الخطوة الثامنة عشرة: اختبر الدعم الفني
قد يحتاج المستخدمون إلى مساعدة أثناء الإعداد أو التشغيل.
ومن الأفضل تقييم الدعم باستخدام أسئلة عملية.
مثلًا:
- كيف أسجل دفعة مقدمة من عميل؟
- كيف أعالج مرتجع مشتريات؟
- كيف أراجع فروقات الجرد؟
- كيف أستخرج تقريرًا لفترة محددة؟
- كيف أنقل بيانات العملاء؟
وقيّم وضوح الإجابات وملاءمتها لطبيعة النشاط، مع مراجعة ساعات الدعم وقنواته والرسوم المرتبطة به.
ويجب التمييز بين الدعم الفني للبرنامج والاستشارة المحاسبية المتخصصة.
الخطوة التاسعة عشرة: راجع المتطلبات الضريبية والتنظيمية
قد تحتاج الشركة إلى إصدار فواتير وتقارير وفق المتطلبات المعمول بها في بلدها.
ومن الجوانب المهمة:
- بيانات الفواتير المطلوبة.
- إعدادات الضرائب.
- احتساب الخصومات والمرتجعات.
- التقارير الضريبية.
- الفوترة الإلكترونية عند انطباقها.
- الاحتفاظ بالمستندات والسجلات.
ولا ينبغي افتراض أن برنامج المحاسبة متوافق تلقائيًا مع الأنظمة الضريبية في جميع الدول.
ومن الأفضل مراجعة المتطلبات مع محاسب أو متخصص مناسب قبل الاعتماد على النظام.
الخطوة العشرون: احسب التكلفة الإجمالية للاشتراك
لا تكتفِ بمقارنة سعر الاشتراك الشهري.
فقد تشمل التكلفة:
- الاشتراك الشهري أو السنوي.
- الإعداد الأولي.
- التدريب.
- المستخدمين الإضافيين.
- الفروع والمستودعات.
- التكاملات.
- الدعم الفني.
- نقل البيانات.
- الوظائف المتقدمة.
مثال على تكلفة السنة الأولى
لنفترض أن:
- الاشتراك الشهري: 150 وحدة نقدية.
- الإعداد الأولي: 500 وحدة نقدية.
- التدريب: 300 وحدة نقدية.
- الدعم الإضافي السنوي: 200 وحدة نقدية.
تكلفة الاشتراك السنوية:
150 × 12 = 1,800 وحدة نقدية.
التكلفة الإجمالية للسنة الأولى:
1,800 + 500 + 300 + 200 = 2,800 وحدة نقدية.
ويفترض المثال عدم وجود ضرائب أو رسوم إضافية غير مذكورة.
وجميع الأرقام افتراضية لأغراض التعليم.
كيف تضع جدول تقييم لبرامج المحاسبة؟
يمكن مقارنة البرامج باستخدام نموذج تقييم يتضمن أوزانًا بحسب أهمية كل معيار.
| معيار التقييم | الوزن المقترح | ما الذي يتم اختباره؟ |
|---|---|---|
| الوظائف المحاسبية | 25% | القيود والحسابات والتقارير |
| المبيعات والمشتريات والمخزون | 20% | تنفيذ العمليات المطلوبة |
| سهولة الاستخدام | 15% | وضوح الخطوات وسرعة العمل |
| الأمان والصلاحيات | 15% | الحماية والتحكم في المستخدمين |
| الدعم والتدريب | 10% | جودة المساعدة والوثائق |
| التكامل والتوسع | 10% | الفروع والمستخدمون والتكاملات |
| التكلفة | 5% | التكلفة الإجمالية للاستخدام |
| المجموع | 100% | نموذج قابل للتعديل |
ويمكن تقييم كل معيار بدرجة من 1 إلى 5، ثم احتساب النتيجة المرجحة وفق المعادلة:
نتيجة المعيار = درجة البرنامج ÷ 5 × وزن المعيار.
وإذا حصل برنامج على 4 من 5 في معيار وزنه 25%، تكون نتيجته:
4 ÷ 5 × 25 = 20 نقطة.
لكن يجب ألا تعتمد الشركة على النتيجة الإجمالية وحدها؛ فإذا كان البرنامج لا يدعم وظيفة إلزامية فقد يكون غير مناسب مهما ارتفع مجموع نقاطه.
كيف تختبر برنامج محاسبة لمتجر تجزئة؟
قد تكون الأولوية في المتاجر للمبيعات والمخزون ونقاط البيع.
ومن أهم الاختبارات:
- إصدار فاتورة بيع.
- استخدام الباركود عند الحاجة.
- تطبيق خصم.
- تسجيل مرتجع.
- تسجيل مشتريات.
- تحديث المخزون.
- تنفيذ جرد.
- إغلاق جلسة الكاشير.
- استخراج تقرير المبيعات اليومية.
ويجب أيضًا اختبار الأجهزة المطلوبة وسرعة تنفيذ العمليات أثناء الازدحام.
كيف تختبر برنامج محاسبة لشركة خدمات؟
قد تركز شركات الخدمات على الفواتير والمصروفات والعملاء والمشاريع.
ومن السيناريوهات:
- إصدار فاتورة خدمة.
- تسجيل دفعة مقدمة.
- تحصيل مبلغ جزئي.
- تسجيل مصروف متعلق بمشروع.
- مراجعة كشف حساب العميل.
- استخراج تقرير ربحية المشروع عند توفره.
ولا ينبغي تحمل تكاليف وظائف مخزون معقدة إذا لم تكن الشركة تحتاج إليها.
كيف تختبر برنامج محاسبة لشركة جملة وتوزيع؟
قد تحتاج شركات الجملة إلى اختبار الفواتير الآجلة والعملاء والموردين والمستودعات.
ومن العمليات المهمة:
- فاتورة بيع آجلة.
- تحصيل جزئي.
- مرتجع مبيعات.
- فاتورة شراء.
- دفعة مورد.
- تحويل بين مستودعين.
- تقييم المخزون.
- كشوف العملاء والموردين.
وقد تحتاج الشركة إلى اختبار وحدات القياس وقوائم الأسعار المختلفة إذا كانت جزءًا من عملياتها.
كيف تختبر برنامج محاسبة للمصانع؟
قد تحتاج المصانع إلى وظائف خاصة بالمخزون والإنتاج والتكاليف.
ومن السيناريوهات المهمة:
- شراء مواد خام.
- استلام المواد.
- إصدار أمر إنتاج عند توفر الوظيفة.
- تسجيل استهلاك المواد.
- متابعة الإنتاج التام.
- تسجيل الهالك.
- حساب تكلفة المنتج.
ولا يعني توفر إدارة المخزون أن البرنامج يدعم التصنيع أو أوامر الإنتاج بصورة متكاملة.
كيف تختبر كاش كلاود قبل الاشتراك؟
يُعد كاش كلاود أحد الحلول السحابية للمحاسبة وإدارة الأعمال، ويجمع بين الحسابات والمبيعات والمشتريات والمخزون ونقاط البيع.
ويمكن استخدام منهج الاختبار السابق عند تقييمه، بما يشمل:
- إعداد الحسابات.
- إنشاء العملاء والموردين.
- فواتير البيع والشراء.
- المصروفات.
- التحصيلات والمدفوعات.
- المخزون والأصناف.
- نقاط البيع عند الحاجة.
- التقارير والصلاحيات.
ويجب التأكد من توفر الوظائف المطلوبة ضمن الخطة المختارة، ومراجعة التكلفة والدعم ومدى ملاءمة النظام للنشاط.
كما لا ينبغي افتراض وجود وظائف متقدمة أو تكاملات معينة دون التحقق منها.
ما دور المحاسب في تجربة برنامج المحاسبة؟
يساعد المحاسب على تقييم صحة المعالجة المالية، وليس مجرد سهولة استخدام النظام.
ومن مهامه الممكنة:
- مراجعة دليل الحسابات.
- اختبار القيود اليومية.
- مراجعة الأرصدة الافتتاحية.
- التحقق من فواتير المبيعات والمشتريات.
- اختبار التسويات البنكية.
- مراجعة الذمم المدينة والدائنة.
- اختبار تكلفة المخزون.
- مراجعة قائمة الأرباح والخسائر.
- مراجعة قائمة المركز المالي.
ويمكن الاستفادة من خدمات المحاسب العام للمساعدة في تقييم القيود والتقارير قبل اعتماد البرنامج.
ما الأخطاء الشائعة عند تجربة برامج المحاسبة؟
- الاكتفاء بالعرض التسويقي.
- اختبار فاتورة واحدة فقط.
- عدم تحديد الاحتياجات مسبقًا.
- عدم مراجعة القيود المحاسبية.
- تجاهل التقارير المالية.
- عدم اختبار المرتجعات والخصومات.
- إهمال التحصيلات الجزئية.
- عدم اختبار المخزون وتكلفة المبيعات.
- تجاهل الصلاحيات.
- عدم مراجعة النسخ الاحتياطي.
- تجاهل تصدير البيانات.
- عدم احتساب التكلفة الإجمالية.
- افتراض أن جميع وظائف التجربة مشمولة في الاشتراك.
- عدم إشراك المحاسب والموظفين.
وقد يؤدي بعض هذه الأخطاء إلى اكتشاف قيود مهمة بعد الاشتراك ونقل البيانات.
خطة عملية لاختبار برنامج محاسبة خلال 14 يومًا
اليومان الأول والثاني: إعداد المتطلبات
حدد الوظائف الإلزامية وجهز البيانات التجريبية والحسابات والمستخدمين.
اليومان الثالث والرابع: اختبار المبيعات
نفذ فواتير نقدية وآجلة وخصومات ومرتجعات وتحصيلات.
اليومان الخامس والسادس: اختبار المشتريات
سجل مشتريات ومدفوعات الموردين وراجع كشوف الحساب.
اليومان السابع والثامن: اختبار المصروفات والمخزون
اختبر تصنيف المصروفات وحركات الأصناف والجرد عند الحاجة.
اليومان التاسع والعاشر: اختبار التقارير
راجع القيود وميزان المراجعة والأرباح والخسائر وكشوف الحسابات.
اليوم الحادي عشر: اختبار الصلاحيات والأجهزة
راجع المستخدمين والأداء على الكمبيوتر والهاتف.
اليوم الثاني عشر: مراجعة الأمان والدعم
تحقق من النسخ الاحتياطي والتصدير وسياسات الخدمة وجودة الدعم.
اليوم الثالث عشر: حساب التكلفة وتقييم النتائج
قارن الوظائف والتكلفة والمشكلات المكتشفة.
اليوم الرابع عشر: اتخاذ القرار
اختر البرنامج الذي يستوفي المتطلبات الأساسية ويقدم أفضل توازن بين الوظائف والتكلفة وسهولة الاستخدام.
هذه خطة تنظيمية مقترحة وقد تحتاج الشركات المعقدة إلى مدة أطول.
متى تعتبر تجربة برنامج المحاسبة ناجحة؟
يمكن اعتبار التجربة ناجحة عندما يثبت البرنامج قدرته على تنفيذ العمليات الإلزامية بصورة صحيحة ومناسبة.
ومن مؤشرات النجاح:
- صحة القيود والأرصدة.
- نجاح فواتير المبيعات والمشتريات.
- صحة حسابات العملاء والموردين.
- توافق المخزون مع النتائج المتوقعة.
- وضوح التقارير.
- سهولة استخدام النظام.
- ملاءمة الصلاحيات.
- وضوح الأمان والنسخ الاحتياطي.
- إمكان تصدير البيانات.
- توفر دعم مناسب.
- وضوح التكلفة الإجمالية.
ولا ينبغي اعتماد البرنامج إذا كان يفتقر إلى وظيفة أساسية لا تستطيع الشركة العمل دونها، حتى لو كانت بقية المزايا مناسبة.
ما الخطوة التالية بعد نجاح الاختبار؟
بعد اختيار البرنامج، يجب إعداد خطة تنفيذ منظمة.
وقد تشمل:
- تحديد تاريخ الانتقال.
- تجهيز دليل الحسابات.
- مراجعة أرصدة العملاء والموردين.
- مراجعة المخزون.
- إدخال الأرصدة الافتتاحية.
- نقل البيانات المطلوبة.
- تحديد صلاحيات الموظفين.
- تدريب المستخدمين.
- اختبار النتائج بعد النقل.
- تنفيذ المراجعات الدورية.
وقد تحتاج بعض الشركات إلى تشغيل مراقب أو انتقال مرحلي، خاصةً عند وجود فروع متعددة أو بيانات تاريخية معقدة.
متى تحتاج إلى متخصص لاختبار برنامج المحاسبة؟
قد تحتاج الشركة إلى محاسب أو مستشار أو متخصص تقني إذا كانت عملياتها تتضمن متطلبات معقدة.
ومن الحالات المهمة:
- وجود عدة فروع أو شركات.
- إدارة مخزون كبير.
- التعامل بعملات متعددة.
- محاسبة تكاليف أو تصنيع.
- وجود مراكز تكلفة ومشاريع متعددة.
- الانتقال من برنامج قديم.
- وجود متطلبات ضريبية متخصصة.
- الحاجة إلى تكاملات تقنية.
وقد يساعد المحاسب على مراجعة المعالجات المالية، بينما يساعد المتخصص التقني على تقييم الأمان والأداء والتكاملات.
ويمكن الاستفادة من منصة محاسب هوم للتعرف على مقدمي الخدمات المحاسبية، أو البحث عن متخصص مناسب ومقارنة الخدمات والخبرات قبل التعاقد.
قائمة فحص نهائية لاختبار برنامج محاسبة قبل الاشتراك
- هل حددت الوظائف الإلزامية؟
- هل اختبرت دليل الحسابات والقيود؟
- هل سجلت فواتير بيع نقدية وآجلة؟
- هل اختبرت الخصومات والمرتجعات؟
- هل سجلت تحصيلات جزئية؟
- هل اختبرت فواتير المشتريات ومدفوعات الموردين؟
- هل سجلت مصروفات متنوعة؟
- هل اختبرت المخزون وتكلفة المبيعات؟
- هل راجعت التقارير المالية؟
- هل اختبرت التسويات البنكية؟
- هل تحققت من صلاحيات المستخدمين؟
- هل اختبرت الأداء على الأجهزة المطلوبة؟
- هل راجعت الأمان والنسخ الاحتياطي؟
- هل اختبرت العملات والفروع عند الحاجة؟
- هل راجعت استيراد البيانات وتصديرها؟
- هل تحققت من المتطلبات الضريبية؟
- هل اختبرت الدعم الفني؟
- هل حسبت التكلفة الإجمالية؟
- هل تأكدت من توفر الوظائف ضمن خطة الاشتراك؟
- هل راجع المحاسب نتائج التجربة؟
خلاصة: كيف تختبر برنامج محاسبة قبل الاشتراك؟
يبدأ اختبار برنامج المحاسبة بتحديد احتياجات الشركة وتجهيز بيانات تمثل عملياتها الفعلية، ثم تنفيذ سيناريوهات تشمل الفواتير والمبيعات والمشتريات والمصروفات والعملاء والموردين والمخزون والتقارير. ويجب مراجعة القيود والأرصدة الناتجة، واختبار الصلاحيات وسهولة الاستخدام والأداء والأمان والنسخ الاحتياطي وتصدير البيانات. كما ينبغي التأكد من توفر الوظائف المطلوبة في خطة الاشتراك المختارة ومقارنة التكلفة الإجمالية والدعم الفني. ولا تكفي مشاهدة العرض التسويقي لاتخاذ القرار؛ بل يجب أن تثبت التجربة قدرة النظام على دعم العمل اليومي وتوفير معلومات مالية موثوقة. ويساعد إشراك المحاسب والموظفين في الاختبار على تقليل مخاطر اختيار نظام غير مناسب.
الأسئلة الشائعة حول تجربة برنامج محاسبة قبل الاشتراك
ما أهم شيء يجب اختباره في برنامج المحاسبة قبل الشراء؟
أهم ما يجب اختباره هو قدرة البرنامج على تنفيذ العمليات الأساسية للشركة بصورة صحيحة، مع مراجعة أثر الفواتير والمشتريات والتحصيلات والمصروفات على الحسابات والتقارير. ويجب اختبار المخزون والصلاحيات إذا كانت من الوظائف الإلزامية.
هل تكفي النسخة التجريبية المجانية لتقييم برنامج المحاسبة؟
قد تساعد النسخة التجريبية على تقييم الوظائف وسهولة الاستخدام، لكنها قد لا تكشف جميع تفاصيل الأمان والدعم والتوسع والأداء. لذلك يجب الجمع بين التجربة ومراجعة الوثائق وشروط الخدمة والتكلفة الإجمالية، والتأكد من أن وظائف التجربة متاحة في الاشتراك الفعلي.
هل يجب الاستعانة بمحاسب أثناء اختبار برنامج المحاسبة؟
يُفضل إشراك المحاسب، خاصةً عند اختبار دليل الحسابات والقيود والتسويات والتقارير المالية وتكلفة المخزون. فصاحب المشروع قد يركز على سهولة استخدام البرنامج، بينما يساعد المحاسب على التأكد من صحة النتائج ومدى ملاءمتها للمتطلبات المحاسبية للشركة.
التعليقات