كيف يستخدم المحاسب ChatGPT في عمله؟ 15 استخدامًا عمليًا للذكاء الاصطناعي في المحاسبة مع أمثلة وأوامر جاهزة

كيف يستخدم المحاسب ChatGPT في عمله؟

يمكن للمحاسب استخدام ChatGPT في المحاسبة للمساعدة في تحليل البيانات المالية، وشرح القيود المحاسبية، ومراجعة الفروقات، وإعداد مسودات التقارير، وتحليل المبيعات والمصروفات، وتطوير ملفات Excel، وتنظيم إجراءات العمل المحاسبي.

ويُعد ChatGPT أداة مساعدة تعتمد على الذكاء الاصطناعي، وليس بديلًا عن البرنامج المحاسبي أو المحاسب المسؤول عن صحة البيانات والقيود والقوائم المالية.

وتظهر فائدته عندما يستخدمه المحاسب في مهام واضحة، ويزوده ببيانات مناسبة، ويطلب نتائج محددة، ثم يراجع الأرقام والمعادلات والاستنتاجات قبل اعتمادها.

في هذا الدليل، نستعرض 15 استخدامًا عمليًا لـChatGPT للمحاسبين، مع أمثلة وأوامر جاهزة يمكن تعديلها، ونوضح كيفية استخدامه في Excel والتقارير المالية والتسويات البنكية والمخزون والضرائب، وأهم ضوابط حماية البيانات المالية.

ما هو ChatGPT وكيف يساعد المحاسب؟

ChatGPT هو مساعد ذكاء اصطناعي طورته شركة OpenAI، ويمكن استخدامه لفهم الأسئلة والتعليمات المكتوبة، وشرح المعلومات، وإعداد المحتوى، والمساعدة في تحليل البيانات وحل المشكلات.

وبحسب الإمكانات المتاحة في الحساب والأدوات المستخدمة، يمكنه أيضًا المساعدة في تحليل ملفات وجداول بيانات وإنشاء تصورات وتقارير أولية.

وتشمل الاستخدامات المحاسبية المحتملة:

• شرح المعاملات والقيود المحاسبية.
• إنشاء أمثلة تعليمية وتدريبية.
• تحليل البيانات المالية.
• المساعدة في إعداد معادلات Excel.
• تنظيم تقارير المصروفات والإيرادات.
• مراجعة الفروقات الحسابية.
• إعداد مسودات التقارير والمراسلات.
• اقتراح إجراءات للمطابقة والرقابة.

لكن ChatGPT قد يرتكب أخطاء حسابية أو يفسر البيانات بطريقة غير صحيحة أو يقدم معلومات غير محدثة، لذلك يجب التحقق من النتائج، خاصة عند استخدامها في القرارات المالية والضريبية.

لماذا يحتاج المحاسب إلى تعلم استخدام ChatGPT؟

يتعامل المحاسب مع كميات كبيرة من المستندات والأرقام والتقارير والأسئلة المتكررة، مما يجعل بعض مهامه مناسبة للمساعدة باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي.

ويمكن أن يساعد ChatGPT على:

• تسريع إعداد المسودات الأولية.
• توضيح المفاهيم المحاسبية المعقدة.
• تنظيم خطوات التحليل والمراجعة.
• تطوير نماذج Excel.
• اقتراح طرق لعرض المعلومات المالية.
• تحديد أسئلة إضافية للتحقق من البيانات.
• توفير الوقت في الأعمال النصية المتكررة.
• دعم التعلم المهني المستمر.

وتعتمد الفائدة الفعلية على جودة البيانات والتعليمات، وطبيعة المهمة، وقدرة المحاسب على مراجعة النتائج.

1. استخدام ChatGPT في شرح القيود المحاسبية

يمكن استخدام ChatGPT لشرح قيود اليومية وتحديد الحسابات المحتملة للعمليات، مع توضيح سبب جعل الحساب مدينًا أو دائنًا.

مثال عملي

اشترت شركة معدات مكتبية نقدًا بقيمة 5,000 وحدات نقدية، وكانت المعدات تستوفي شروط الاعتراف بها كأصل ثابت.

يمكن أن يساعد ChatGPT في شرح القيد التالي:

• من حـ/ المعدات المكتبية: 5,000 مدين.
• إلى حـ/ البنك: 5,000 دائن.

ويشرح أن المعدات تمثل أصلًا زاد في الجانب المدين، بينما انخفض رصيد البنك في الجانب الدائن.

أمر جاهز للمحاسب

«اشرح لي القيد المحاسبي لشراء معدات مكتبية نقدًا بقيمة 5,000 وحدة نقدية، مع تحديد الحسابات المدينة والدائنة وسبب المعالجة، واذكر الافتراضات اللازمة».

ويجب على المحاسب التأكد من طبيعة الأصل والضرائب والسياسة المحاسبية قبل اعتماد القيد.

2. استخدام ChatGPT في تحليل قائمة الدخل

يمكن للمحاسب تقديم بيانات مالية غير حساسة أو مصرح باستخدامها وطلب تحليل التغيرات في الإيرادات والمصروفات والربحية.

مثال على تحليل قائمة دخل مبسطة

لنفترض أن شركة لديها البيانات التالية:

• صافي المبيعات: 200,000 وحدة نقدية.
• تكلفة البضاعة المباعة: 120,000 وحدة نقدية.
• المصروفات التشغيلية: 50,000 وحدة نقدية.

مجمل الربح = 200,000 − 120,000 = 80,000 وحدة نقدية.

هامش مجمل الربح = (80,000 ÷ 200,000) × 100 = 40%.

الربح التشغيلي المبسط = 80,000 − 50,000 = 30,000 وحدة نقدية.

ويفترض المثال عدم وجود بنود تشغيلية أخرى مؤثرة.

أمر جاهز

«حلل قائمة الدخل التالية، واحسب مجمل الربح وهامشه والربح التشغيلي، ثم قدم خمس ملاحظات مالية محتملة، وميز بين الحقائق المؤكدة والتفسيرات التي تحتاج إلى بيانات إضافية».

ومن المهم ألا يعتبر المحاسب التحليل الناتج تفسيرًا نهائيًا دون مراجعة طبيعة الإيرادات والتكاليف والظروف التشغيلية.

3. استخدام ChatGPT في تحليل الميزانية العمومية

يمكن أن يساعد ChatGPT في شرح عناصر قائمة المركز المالي وتحليل بعض المؤشرات المالية.

ومن المؤشرات الشائعة:

• نسبة التداول.
• نسبة السيولة السريعة.
• نسبة المديونية.
• رأس المال العامل.
• نسبة الالتزامات إلى حقوق الملكية.

مثال على نسبة التداول

إذا بلغت الأصول المتداولة 150,000 وحدة نقدية، والالتزامات المتداولة 100,000 وحدة نقدية:

نسبة التداول = 150,000 ÷ 100,000 = 1.5 مرة.

رأس المال العامل = 150,000 − 100,000 = 50,000 وحدة نقدية.

ويمكن للمحاسب أن يطلب من ChatGPT شرح المؤشرين وما البيانات الإضافية اللازمة للحكم على وضع السيولة.

ولا يكفي الاعتماد على نسبة واحدة لتقييم الصحة المالية للشركة.

4. استخدام ChatGPT في تحليل التدفقات النقدية

يمكن للمحاسب الاستفادة من ChatGPT في تنظيم المقبوضات والمدفوعات، وبناء نماذج مبسطة للتوقعات النقدية.

مثال عملي

لنفترض أن بيانات الشهر القادم تشمل:

• الرصيد النقدي الافتتاحي: 30,000 وحدة نقدية.
• المقبوضات المتوقعة: 100,000 وحدة نقدية.
• المدفوعات المتوقعة: 115,000 وحدة نقدية.

الرصيد النقدي المتوقع = 30,000 + 100,000 − 115,000 = 15,000 وحدة نقدية.

أمر جاهز

«أنشئ نموذج توقع تدفقات نقدية لمدة ثلاثة أشهر، يتضمن الرصيد الافتتاحي والمقبوضات والمدفوعات والرصيد الختامي، ثم وضح أثر تأخر تحصيل العملاء بنسبة افتراضية أحددها».

ويجب التعامل مع التوقعات باعتبارها سيناريوهات تعتمد على افتراضات، وليست نتائج مضمونة.

5. استخدام ChatGPT في إنشاء معادلات Excel المحاسبية

يُعد إعداد معادلات Excel من الاستخدامات العملية التي قد توفر وقتًا للمحاسب.

ويمكن الاستعانة به لشرح أو إنشاء معادلات مثل:

• SUM لجمع القيم.
• SUMIF وSUMIFS لتجميع البيانات وفق شروط.
• IF لاختبار الحالات.
• XLOOKUP للبحث عن المعلومات.
• COUNTIF لعدّ السجلات وفق شرط.
• IFERROR لمعالجة أخطاء المعادلات.

مثال على جمع مصروفات قسم معين

إذا كانت أسماء الأقسام في العمود A، والمصروفات في العمود B، يمكن حساب إجمالي مصروفات قسم المبيعات باستخدام:

=SUMIF(A2:A100,"المبيعات",B2:B100)

ويجب التأكد من توافق المعادلة مع ترتيب الأعمدة وإعدادات Excel المستخدمة.

أمر جاهز

«لدي ملف Excel يحتوي على اسم القسم في العمود A وقيمة المصروف في العمود B. اكتب معادلة لحساب إجمالي مصروفات كل قسم، واشرح طريقة استخدامها، واذكر الأخطاء المحتملة».

6. استخدام ChatGPT في مراجعة ملفات Excel المحاسبية

عندما تتوفر إمكانية رفع الملفات وتحليلها، يمكن استخدام ChatGPT للمساعدة في فحص جداول البيانات، واكتشاف القيم المكررة أو الناقصة، وتلخيص النتائج.

ومن المهام المحتملة:

• البحث عن فواتير مكررة.
• مراجعة تواريخ غير منطقية.
• تحديد حقول فارغة.
• تلخيص المصروفات حسب القسم.
• مقارنة بيانات شهرين.
• إنشاء رسوم أو جداول تحليلية.

وتوضح وثائق OpenAI حول إمكانات ChatGPT أن تحليل الملفات والبيانات المنظمة من الاستخدامات المدعومة بحسب الأدوات المتاحة.

ويجب عدم رفع ملفات مالية حقيقية إلا بعد التأكد من التصريح المناسب وسياسات الخصوصية المعتمدة في المنشأة.

7. استخدام ChatGPT في التسويات البنكية

يمكن لـChatGPT مساعدة المحاسب على تنظيم خطوات التسوية البنكية ومقارنة بيانات الحساب البنكي مع سجلات البنك في الشركة.

ومن الحالات التي يمكن تحليلها:

• رسوم بنكية غير مسجلة.
• إيداعات قيد التحصيل.
• شيكات لم تُصرف.
• تحويلات تحتاج إلى تحديد مصدرها.
• عمليات متكررة.
• أخطاء في المبالغ أو التواريخ.

أمر جاهز

«لدي كشف حساب بنكي وسجل حركة البنك في الدفاتر. اقترح طريقة لمطابقة العمليات باستخدام التاريخ والمبلغ والمرجع، وأنشئ قائمة بالحركات غير المتطابقة، ولا تفترض أن كل اختلاف يمثل خطأ محاسبيًا».

ويجب مراجعة العمليات غير المتطابقة والمستندات الأصلية قبل تسجيل قيود التسوية.

8. استخدام ChatGPT في تحليل حسابات العملاء والذمم المدينة

يمكن للمحاسب استخدام ChatGPT للمساعدة في تحليل أعمار الذمم المدينة ومراجعة تأخر السداد.

ومن التصنيفات الشائعة:

• ديون لم تتجاوز موعد الاستحقاق.
• ديون متأخرة من يوم إلى 30 يومًا.
• ديون متأخرة من 31 إلى 60 يومًا.
• ديون متأخرة من 61 إلى 90 يومًا.
• ديون متأخرة لأكثر من 90 يومًا.

ويجب تحديد عمر الدين اعتمادًا على تاريخ الاستحقاق وسياسة التقرير، وليس افتراض أن جميع الفواتير تستحق في تاريخ إصدارها.

أمر جاهز

«أنشئ نموذج تقرير أعمار الذمم المدينة اعتمادًا على تاريخ استحقاق الفاتورة وتاريخ التقرير، وصنف المبالغ إلى شرائح تأخير، ثم اقترح مؤشرات تساعد على متابعة التحصيل».

ولا تعني مدة التأخر وحدها أن الدين غير قابل للتحصيل؛ فتقييم خسائر الائتمان المتوقعة يتطلب مراعاة الإطار المحاسبي والبيانات المناسبة.

9. استخدام ChatGPT في مراجعة حسابات الموردين

يمكن للمحاسب الاستفادة من ChatGPT في تنظيم كشف بالمبالغ المستحقة للموردين وتحليل المواعيد والعمليات غير المتطابقة.

ومن المهام الممكنة:

• تلخيص الفواتير غير المسددة.
• تحديد الفواتير المتأخرة.
• اكتشاف أرقام الفواتير المتكررة.
• تحليل المبالغ حسب المورد.
• اقتراح جدول أولويات للمدفوعات.
• إنشاء قائمة بالمستندات الناقصة.

أمر جاهز

«حلل جدول حسابات الموردين باستخدام بيانات افتراضية، وحدد إجمالي المستحقات حسب المورد، والفواتير المتأخرة، والعمليات المكررة المحتملة، ثم أنشئ ملخصًا للإدارة».

ولا ينبغي تنفيذ المدفوعات أو تغيير بيانات الموردين اعتمادًا على اقتراح آلي دون إجراءات اعتماد مناسبة.

10. استخدام ChatGPT في محاسبة المخزون

يمكن أن يساعد ChatGPT المحاسب في شرح طرق احتساب تكلفة المخزون وتحليل حركته وإعداد نماذج للتقييم والجرد.

ومن الاستخدامات:

• شرح FIFO والمتوسط المرجح.
• حساب تكلفة البضاعة المباعة.
• تحليل فروقات الجرد.
• إنشاء نموذج لأرصدة الأصناف.
• احتساب معدل دوران المخزون.
• تحليل الأصناف بطيئة الحركة.

مثال على حساب تكلفة المبيعات

لنفترض أن الشركة لديها:

• مخزون أول الفترة: 20,000 وحدة نقدية.
• صافي تكلفة المشتريات: 80,000 وحدة نقدية.
• مخزون آخر الفترة بعد الجرد والتقييم: 25,000 وحدة نقدية.

تكلفة البضاعة المباعة = 20,000 + 80,000 − 25,000 = 75,000 وحدة نقدية.

أمر جاهز

«احسب تكلفة البضاعة المباعة من بيانات مخزون أول الفترة والمشتريات ومخزون آخر الفترة، ثم وضح كيف تؤثر فروقات الجرد والتلف في النتيجة، مع ذكر الافتراضات المستخدمة».

11. استخدام ChatGPT في إعداد الموازنات المالية

يمكن استخدام ChatGPT للمساعدة في بناء نموذج موازنة تقديرية للإيرادات والمصروفات والاستثمارات والتدفقات النقدية.

وقد يشمل النموذج:

• موازنة المبيعات.
• موازنة المشتريات.
• موازنة الرواتب.
• موازنة المصروفات التشغيلية.
• موازنة التدفقات النقدية.
• تحليل الفعلي مقابل الموازنة.

مثال على تحليل الانحرافات

لنفترض أن الشركة وضعت موازنة لمصروفات التسويق بقيمة 10,000 وحدة نقدية، بينما بلغت المصروفات الفعلية 12,500 وحدة نقدية.

انحراف المصروفات = الفعلي − الموازنة = 12,500 − 10,000 = 2,500 وحدة نقدية.

نسبة الانحراف = (2,500 ÷ 10,000) × 100 = 25%.

ويمثل ذلك زيادة غير مواتية في المصروفات مقارنة بالموازنة، ما لم توجد معلومات إضافية تبرر التغير.

أمر جاهز

«قارن المصروفات الفعلية بالموازنة، واحسب فروقات القيمة والنسبة، وصنف الانحرافات المواتية وغير المواتية، ثم اقترح أسئلة تساعد على تحديد الأسباب الفعلية».

12. استخدام ChatGPT في إعداد التقارير الإدارية

يحتاج المدير غالبًا إلى ملخص واضح يشرح النتائج المالية بدلًا من عرض جداول طويلة فقط.

ويمكن للمحاسب استخدام ChatGPT لإعداد مسودة تقرير إداري تتضمن:

• ملخص الإيرادات والمصروفات.
• مجمل الربح وصافي الربح.
• التغير مقارنة بالفترة السابقة.
• حركة العملاء والموردين.
• المؤشرات المالية المهمة.
• المخاطر التي تستدعي المتابعة.
• التوصيات الأولية.

أمر جاهز

«حوّل البيانات المالية التالية إلى تقرير إداري مختصر بلغة واضحة لمدير غير متخصص في المحاسبة. اعرض أهم النتائج والمخاطر والأسئلة التي تحتاج إلى مراجعة، ولا تستنتج أسبابًا غير مدعومة بالبيانات».

ويجب مراجعة الأرقام والاستنتاجات قبل تقديم التقرير رسميًا.

13. استخدام ChatGPT في المساعدة على الإقفال الشهري

يمكن للمحاسب استخدام ChatGPT لإعداد قائمة مراجعة للإقفال الشهري وتنظيم المهام حسب الأولوية والمسؤولية.

ومن خطوات الإقفال التي يمكن إدراجها:

• مراجعة قيود اليومية.
• مطابقة الحسابات البنكية.
• مطابقة أرصدة العملاء والموردين.
• مراجعة المصروفات المستحقة والمدفوعة مقدمًا.
• مراجعة الإهلاك.
• مطابقة المخزون.
• مراجعة الضرائب.
• إعداد ميزان المراجعة.
• مراجعة القوائم المالية.

أمر جاهز

«أنشئ قائمة مراجعة للإقفال المحاسبي الشهري لشركة تجارية صغيرة، تتضمن المهمة والمسؤول والموعد والمستند المطلوب وطريقة التحقق وحالة الإنجاز».

ويجب تعديل القائمة وفق حجم الشركة ونشاطها وسياساتها المحاسبية.

14. استخدام ChatGPT في البحث المحاسبي والضريبي

يمكن أن يساعد ChatGPT في شرح المفاهيم والمصطلحات المحاسبية وتلخيص المعايير والإجراءات وتحديد الموضوعات التي تتطلب بحثًا إضافيًا.

ومن الأمثلة:

• شرح الفرق بين المصروف والأصل.
• توضيح مفاهيم الاعتراف بالإيراد.
• شرح مبدأ الاستحقاق.
• مقارنة طرق احتساب تكلفة المخزون.
• تلخيص موضوع محاسبي معقد.
• إنشاء قائمة بالمصادر الواجب التحقق منها.

أمر جاهز

«اشرح المعالجة المحاسبية لهذه المعاملة وفق المعيار المحدد، مع توضيح الافتراضات وأوجه عدم التأكد، واذكر البنود التي يجب التحقق منها في النص الرسمي للمعيار قبل اعتماد القيد».

ولا يجوز الاعتماد على ChatGPT باعتباره مصدرًا قانونيًا أو ضريبيًا نهائيًا، خصوصًا مع اختلاف القوانين واللوائح بين الدول وتحديثها المستمر.

15. استخدام ChatGPT في تطوير مهارات المحاسب والتدريب

يمكن استخدام ChatGPT كأداة تعليمية لشرح المفاهيم وتوليد تمارين المحاسبة والأسئلة التدريبية.

ومن الاستخدامات:

• توليد تمارين على القيود المحاسبية.
• شرح دفتر اليومية والأستاذ العام.
• التدريب على ميزان المراجعة.
• حل مسائل محاسبة التكاليف.
• التدريب على قراءة القوائم المالية.
• اختبار فهم المعايير المحاسبية.
• مراجعة الأخطاء في الحلول.

أمر جاهز

«أنشئ اختبارًا من عشر مسائل محاسبية متدرجة الصعوبة عن القيود اليومية والتسويات، ولا تعرض الحلول إلا بعد أن أجيب، ثم صحح إجاباتي واشرح الأخطاء».

ويساعد هذا الاستخدام على ممارسة المهارات، لكنه لا يغني عن الكتب والمعايير والمراجع المهنية المعتمدة.

كيف يكتب المحاسب أوامر فعالة لـChatGPT؟

تعتمد جودة المخرجات بصورة كبيرة على وضوح السؤال والمعلومات المقدمة.

ويمكن بناء أمر جيد باستخدام العناصر التالية:

• المهمة: ماذا تريد من ChatGPT أن يفعل؟
• السياق: ما طبيعة الشركة أو المعاملة؟
• البيانات: ما الأرقام والمستندات المسموح استخدامها؟
• الافتراضات: ما العملة والفترة والمعايير المطلوبة؟
• شكل النتيجة: هل تريد جدولًا أو قيدًا أو تحليلًا أو تقريرًا؟
• التحقق: هل يجب إظهار خطوات الحساب والتحذير من المعلومات الناقصة؟

مثال على أمر محاسبي جيد

«تصرف كمساعد في التحليل المحاسبي. لدي شركة تجارية تستخدم نظام الجرد المستمر، واشترت بضاعة بالأجل بقيمة 20,000 وحدة نقدية، مع شحن مؤهل بقيمة 2,000 وحدة نقدية سُدد من البنك. وضح القيود المحاسبية، واحسب تكلفة المخزون، واذكر الافتراضات، ثم راجع توازن كل قيد. لا تفترض وجود ضرائب غير مذكورة».

يوضح هذا الأمر طبيعة النشاط ونظام الجرد والمبالغ وطريقة السداد وشكل الإجابة المطلوب.

كيف يتحقق المحاسب من صحة إجابات ChatGPT؟

يجب التعامل مع إجابات ChatGPT باعتبارها نتائج تحتاج إلى مراجعة، وليس قيودًا أو تقارير جاهزة للاعتماد تلقائيًا.

ومن أهم إجراءات التحقق:

• إعادة حساب الأرقام والمعادلات.
• التحقق من توازن القيود المدينة والدائنة.
• مراجعة المستندات الأصلية.
• التأكد من صحة أسماء الحسابات.
• مراجعة توقيت الاعتراف بالإيرادات والمصروفات.
• التحقق من المعايير المحاسبية المطبقة.
• مراجعة القوانين الضريبية من مصادر رسمية.
• عدم قبول المراجع أو المواد القانونية دون التأكد من وجودها وصحتها.
• توثيق الافتراضات والقيود المستخدمة.
• اعتماد النتائج من الشخص المخول.

ومن المفيد أن يطلب المحاسب من ChatGPT توضيح خطوات الحساب والمعلومات الناقصة، لكن مجرد طلب مراجعة الإجابة لا يضمن خلوها من الأخطاء.

هل يمكن رفع ملفات المحاسبة إلى ChatGPT بأمان؟

تعتمد الإجابة على نوع الحساب وإعدادات الخصوصية وطبيعة الملفات وسياسة المنشأة والجهات التي يمكنها الوصول إلى البيانات.

فقد تتضمن الملفات المحاسبية معلومات حساسة مثل:

• أسماء العملاء والموردين.
• أرقام الحسابات البنكية.
• الرواتب والمعلومات الشخصية.
• الأسعار والخصومات التعاقدية.
• البيانات الضريبية.
• القوائم المالية غير المنشورة.

ولهذا يُفضل استخدام بيانات افتراضية أو مجهولة الهوية عند التدريب، وعدم رفع ملفات العملاء أو الشركة إلا بعد الحصول على التصريح المناسب وفهم ضوابط الخدمة.

وتوضح إرشادات OpenAI بشأن التحكم في البيانات أن المستخدم في الحسابات الشخصية يستطيع إدارة استخدام المحادثات لتحسين النماذج من إعدادات التحكم في البيانات، بينما تخضع مساحات العمل المؤسسية لضوابط مختلفة.

كما توضح سياسات OpenAI لبيانات الأعمال أن بيانات خدمات ChatGPT Business وEnterprise وواجهات API لا تُستخدم افتراضيًا لتدريب النماذج.

ولا يعني إيقاف استخدام البيانات للتدريب أن جميع اعتبارات الخصوصية والاحتفاظ بالبيانات والامتثال قد انتهت؛ إذ يجب أيضًا مراعاة سياسات المنشأة والعقود والصلاحيات والمتطلبات القانونية.

ما الفرق بين ChatGPT وبرنامج المحاسبة؟

يجب التمييز بين برنامج المحاسبة والمساعد الذكي، لأن لكل منهما دورًا مختلفًا.

برنامج المحاسبة

يُستخدم لتسجيل المعاملات المالية وإدارة الحسابات والفواتير والعملاء والموردين والمخزون وإعداد التقارير، وفق الوظائف المتاحة في النظام.

ChatGPT

يُستخدم للمساعدة في الشرح والتحليل وإعداد المسودات وتنظيم المعلومات والإجابة عن الأسئلة، وقد يتعامل مع الملفات أو الأدوات المرتبطة به بحسب الإمكانات والصلاحيات المتاحة.

ولا يُعد ChatGPT بمفرده دفتر أستاذ عامًا أو نظامًا معتمدًا لحفظ جميع القيود والمستندات المحاسبية.

ويفضل استخدامه أداة مساندة داخل إجراءات عمل تخضع للمراجعة والاعتماد.

كيف يجمع المحاسب بين ChatGPT وبرامج المحاسبة السحابية؟

يمكن لبرامج المحاسبة السحابية توفير بيانات منظمة عن المبيعات والمشتريات والمخزون والعملاء والموردين، ثم يستخدم المحاسب البيانات المسموح بها لإجراء تحليلات إضافية.

ومن أمثلة الاستخدام:

• تحليل تغير المبيعات بين الأشهر.
• مقارنة تكلفة المبيعات بالإيرادات.
• إعداد ملخص للمصروفات.
• تحليل دوران المخزون.
• مراجعة مؤشرات الذمم المدينة.
• إعداد مسودة تقرير للإدارة.

ويمكن التعرف على برنامج كاش كلاود لإدارة الحسابات والمبيعات والمشتريات والمخزون عبر نظام سحابي، مع التحقق من إمكانات التقارير وتصدير البيانات والتكاملات المتاحة بحسب احتياجات المنشأة.

ولا ينبغي افتراض وجود ربط مباشر بين ChatGPT وأي برنامج محاسبي دون التحقق من التكاملات والصلاحيات المتاحة.

مثال عملي متكامل لاستخدام ChatGPT في تقرير مالي شهري

لنفترض أن محاسبًا يريد إعداد ملخص مالي للإدارة باستخدام بيانات افتراضية للشهر الحالي والشهر السابق.

وكانت البيانات كالتالي:

• مبيعات الشهر السابق: 100,000 وحدة نقدية.
• مبيعات الشهر الحالي: 120,000 وحدة نقدية.
• تكلفة المبيعات السابقة: 60,000 وحدة نقدية.
• تكلفة المبيعات الحالية: 78,000 وحدة نقدية.
• المصروفات التشغيلية السابقة: 25,000 وحدة نقدية.
• المصروفات التشغيلية الحالية: 28,000 وحدة نقدية.

أولًا: حساب نمو المبيعات

معدل نمو المبيعات = ((120,000 − 100,000) ÷ 100,000) × 100 = 20%.

ثانيًا: حساب مجمل الربح

مجمل الربح السابق = 100,000 − 60,000 = 40,000 وحدة نقدية.

مجمل الربح الحالي = 120,000 − 78,000 = 42,000 وحدة نقدية.

ثالثًا: حساب هامش مجمل الربح

الهامش السابق = (40,000 ÷ 100,000) × 100 = 40%.

الهامش الحالي = (42,000 ÷ 120,000) × 100 = 35%.

إذن ارتفعت المبيعات بنسبة 20%، لكن هامش مجمل الربح انخفض من 40% إلى 35%، أي بمقدار خمس نقاط مئوية.

رابعًا: حساب الربح التشغيلي المبسط

الربح التشغيلي السابق = 40,000 − 25,000 = 15,000 وحدة نقدية.

الربح التشغيلي الحالي = 42,000 − 28,000 = 14,000 وحدة نقدية.

وبذلك انخفض الربح التشغيلي المبسط بمقدار 1,000 وحدة نقدية رغم نمو المبيعات.

خامسًا: طلب تحليل النتائج من ChatGPT

يمكن استخدام الأمر التالي:

«حلل النتائج المالية للشهرين باستخدام الأرقام المقدمة. وضح نمو المبيعات وتغير تكلفة المبيعات وهوامش الربح والربح التشغيلي، ثم حدد ثلاثة أسباب محتملة تستحق التحقيق، دون اعتبار أي سبب مؤكدًا ما لم تدعمه البيانات».

قد يقترح التحليل مراجعة أسعار شراء المخزون والخصومات ومزيج المنتجات وتغير المصروفات.

لكن المحاسب يحتاج إلى بيانات إضافية لتحديد السبب الحقيقي لانخفاض هامش الربح.

كيف يقيس المحاسب فائدة استخدام ChatGPT؟

لا يكفي قياس سرعة إنجاز المهمة، بل يجب النظر إلى الجودة والدقة والتكلفة.

ومن مؤشرات التقييم:

• الوقت المستغرق قبل استخدام الأداة وبعدها.
• عدد الأخطاء التي تتطلب تصحيحًا.
• نسبة النتائج المقبولة بعد المراجعة.
• تكلفة الاستخدام والتدريب.
• مدى الالتزام بسياسات الخصوصية.
• جودة التقارير المقدمة للإدارة.

مثال افتراضي

إذا كان إعداد تقرير شهري يستغرق أربع ساعات، وأصبح يستغرق ساعتين ونصفًا باستخدام أدوات مساعدة مع المراجعة:

الوقت الموفر = 4 − 2.5 = 1.5 ساعة.

نسبة خفض الوقت = (1.5 ÷ 4) × 100 = 37.5%.

وهذه نتيجة افتراضية لتوضيح طريقة القياس، وليست نسبة أداء مضمونة لجميع المستخدمين.

ما الأخطاء الشائعة عند استخدام ChatGPT في المحاسبة؟

• نسخ القيود المقترحة دون مراجعتها.
• الاعتماد على أرقام لم يتم التحقق منها.
• رفع بيانات العملاء الحساسة دون تصريح.
• طلب تحليل مالي دون تقديم البيانات الكافية.
• استخدام معايير أو قوانين ضريبية غير محدثة.
• عدم تحديد الدولة والإطار المحاسبي عند الحاجة.
• الخلط بين المسودة الأولية والتقرير النهائي.
• عدم مراجعة معادلات Excel.
• الاعتماد على استنتاجات غير مدعومة بالبيانات.
• اعتبار ChatGPT بديلًا عن برنامج المحاسبة.
• السماح بإجراء تعديلات مالية دون اعتماد مناسب.
• عدم توثيق مصادر البيانات والافتراضات.

كيف يبدأ المحاسب باستخدام ChatGPT بصورة عملية؟

يمكن البدء بخطة تدريجية مناسبة للمحاسبين المبتدئين والمحترفين.

الأسبوع الأول: الشرح والتدريب

استخدم ChatGPT لشرح القيود والمفاهيم المحاسبية وتنفيذ أمثلة باستخدام بيانات افتراضية.

الأسبوع الثاني: Excel والتحليل

تدرب على إنشاء المعادلات ومراجعة الجداول وتحليل أرقام بسيطة.

الأسبوع الثالث: التقارير المالية

استخدم بيانات مصرحًا بها أو افتراضية لإعداد مسودات تقارير مالية وإدارية.

الأسبوع الرابع: تطوير إجراءات العمل

أنشئ قوائم مراجعة للإقفال الشهري والتسويات والمخزون وحسابات الموردين والعملاء.

وفي جميع المراحل، احرص على مراجعة النتائج وحماية البيانات وعدم الاعتماد على الأداة في اعتماد القرارات الجوهرية دون تحقق بشري.

متى تحتاج الشركة إلى محاسب يجيد استخدام ChatGPT؟

قد تستفيد الشركة من محاسب يعرف كيفية استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي عندما تحتاج إلى تحليل بيانات مالية كثيرة أو إعداد تقارير إدارية أو تطوير إجراءات محاسبية أكثر تنظيمًا.

لكن استخدام ChatGPT وحده لا يكفي للحكم على كفاءة المحاسب.

فمن المهم تقييم:

• المعرفة المحاسبية.
• الخبرة العملية.
• القدرة على تحليل القوائم المالية.
• إتقان البرامج المحاسبية.
• مهارات Excel والبيانات.
• القدرة على التحقق من النتائج.
• الالتزام بالسرية المهنية.

ويمكن استكشاف دليل المحاسبين في محاسب هوم للبحث عن محاسب تتناسب خبرته المهنية والتقنية مع احتياجات المنشأة.

الخلاصة

يمكن للمحاسب استخدام ChatGPT في عمله للمساعدة في شرح القيود المحاسبية وتحليل القوائم المالية وإنشاء معادلات Excel ومراجعة البيانات وتنظيم التسويات البنكية وإعداد الموازنات والتقارير الإدارية.

وتزداد فائدة هذه الاستخدامات عندما يقدم المحاسب تعليمات واضحة وبيانات صحيحة، ويحدد شكل النتيجة المطلوبة، ثم يتحقق من المخرجات قبل اعتمادها.

لكن ChatGPT ليس بديلًا عن البرنامج المحاسبي أو المراجعة المهنية أو المعايير المالية والقوانين الضريبية، كما يجب مراعاة السرية وحماية البيانات عند التعامل مع الملفات الحقيقية.

أفضل استخدام لـChatGPT في المحاسبة هو أن يساعد المحاسب على العمل بكفاءة أكبر، مع بقاء الدقة والحكم المهني والمسؤولية بيد المحاسب.

الأسئلة الشائعة

هل يستطيع ChatGPT تسجيل القيود المحاسبية؟

يمكنه شرح القيود واقتراح الحسابات المدينة والدائنة وإعداد أمثلة، لكنه لا يضمن صحة المعالجة المحاسبية. كما أن ترحيل القيود إلى النظام المالي يتطلب برنامجًا مناسبًا وصلاحيات وتكاملًا عند توفره، مع مراجعة واعتماد بشري.

هل يمكن استخدام ChatGPT لتحليل ملفات Excel المحاسبية؟

نعم، يمكن استخدام إمكانات تحليل الملفات والبيانات المتاحة في ChatGPT للمساعدة في مراجعة الجداول وتلخيص المعلومات وإنشاء التحليلات. لكن يجب التحقق من النتائج وعدم رفع البيانات المالية الحساسة دون تصريح وضوابط مناسبة.

هل يمكن للمحاسب الاعتماد على ChatGPT بدلًا من البرنامج المحاسبي؟

لا، فالبرنامج المحاسبي مخصص لتسجيل المعاملات وإدارة الحسابات والمستندات وإعداد التقارير وفق وظائفه، بينما يستخدم ChatGPT للمساعدة في الشرح والتحليل وإعداد المسودات. ويُفضل الجمع بين الأدوات المناسبة مع الالتزام بالمراجعة والرقابة المحاسبية.