للتقدم للوظيفة : رابط الوظيفة من هنا. 

_______________________________________

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

نظرة عامة / الوظيفة الأساسية:

مسؤول عن إدارة وصيانة جميع مراسلات قسم المالية ونظام الملفات.

المسؤوليات:

الحفاظ على معرفة كاملة والامتثال لجميع سياسات القسم وإجراءات الخدمة والمعايير.

التأكد من الحفاظ على المعايير بمستوى ممتاز يوميًا.

الحفاظ على معرفة كاملة بالصيانة الصحيحة واستخدام المعدات. استخدام المعدات فقط كما هو مقصود.

توقع احتياجات الضيوف، والاستجابة بسرعة والاعتراف بجميع الضيوف، مهما كانت مشغولًا وأيًا كان وقت اليوم.

الحفاظ على علاقات إيجابية مع الضيوف في جميع الأوقات.

مراقبة والحفاظ على النظافة والصحة والتنظيم في مناطق العمل المعينة.

الوصول إلى جميع وظائف الكمبيوتر المطلوبة لأداء الوظيفة.

إعداد محطة العمل باللوازم ومواد الموارد اللازمة.

إكمال طلبات الإمدادات وتقديمها إلى المدير؛ تخزين اللوازم المكتبية عند الاستلام.

الرد على الهاتف.

الترحيب بجميع الأفراد الذين يصلون إلى المكتب ومساعدتهم في احتياجاتهم.

الحفاظ على ملفات التتبع الدقيقة والتواصل اليومي/الأسبوعي/الشهري مع DOF.

الحفاظ على تحديث إجراءات الملفات.

إعداد وإرسال الفواتير لمصاريف المرافق إلى جميع مستأجري السكن.

إعداد وإرسال الفواتير إلى Gulf Related لمصاريف المرافق وغيرها من المصاريف المشتركة.

إعداد وإرسال الفواتير إلى مبادلة لمشاركة مصاريف HOA.

إعداد وتسليم جميع الفواتير المستحقة الدفع بناءً على SOA المستلمة من البائعين إلى الحسابات المستحقة الدفع قبل 10 و 20 من كل شهر والتعامل مع نفس الشيء في حالة أي متطلبات دفع طارئة.

حفظ الفواتير المدفوعة بعد ختمها كمدفوعة والقدرة على استرجاعها عند الحاجة.

الحفاظ على الأرشيف والقدرة على استرجاع الوثائق عند الحاجة.

متابعة تجديدات الوثائق المختلفة بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، العقود، وتراخيص التجارة للبائعين، إلخ.

جميع الواجبات الأخرى حسب الحاجة.