للتقدم للوظيفة : رابط الوظيفة من هنا. 

_______________________________________

الوصف الوظيفي

الأدوار والمسؤوليات

نظرة عامة/وظيفة أساسية:

مسؤول عن إدارة وصيانة جميع مراسلات قسم المالية ونظام الملفات.

المسؤوليات:

الحفاظ على معرفة كاملة والامتثال لجميع سياسات القسم وإجراءات الخدمة والمعايير.

ضمان الحفاظ على المعايير على مستوى عالي يوميًا.

الحفاظ على معرفة كاملة بالصيانة الصحيحة واستخدام المعدات. استخدام المعدات فقط كما هو مقصود.

توقع احتياجات الضيوف، والرد بسرعة والاعتراف بجميع الضيوف، مهما كانت الانشغالات وأيًا كان الوقت من اليوم.

الحفاظ على علاقات إيجابية مع الضيوف في جميع الأوقات.

مراقبة والحفاظ على النظافة، والتعقيم وتنظيم مناطق العمل المعينة.

الوصول إلى جميع وظائف الكمبيوتر المطلوبة لأداء الوظيفة.

إعداد محطة العمل بالمستلزمات ومواد الموارد اللازمة.

إكمال طلبات الإمدادات وتقديمها إلى المدير؛ تخزين المستلزمات المكتبية عند الاستلام.

الرد على الهاتف.

تحية جميع الأفراد الذين يصلون إلى المكتب ومساعدتهم في احتياجاتهم.

الحفاظ على ملفات تتبع دقيقة والتواصل اليومي/الأسبوعي/الشهري مع DOF.

الحفاظ على تحديث إجراءات الملفات.

إعداد وإرسال الفواتير لرسوم المرافق لجميع مستأجري الإقامة.

إعداد وإرسال الفواتير إلى Gulf Related لرسوم المرافق والمصروفات المشتركة الأخرى.

إعداد وإرسال الفواتير إلى مبادلة لحصة نفقات HOA.

إعداد وتسليم جميع الفواتير المستحقة الدفع بناءً على SOA المستلمة من البائعين إلى قسم الحسابات payable قبل العاشر والعشرين من كل شهر والتعامل مع الأمر في حالة أي متطلبات دفع طارئة.

أرشفة الفواتير المدفوعة بعد ختمها المدفوع والقدرة على استرجاعها عند الحاجة.

الحفاظ على الأرشيف والقدرة على استرجاع الوثائق عند الحاجة.

متابعة تجديدات الوثائق المختلفة بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، العقود، رخص التجارة للبائعين، إلخ.

جميع المهام الأخرى حسب الحاجة.