كثير منا يتعرض في عمله إلى ضرورة المفاضلة بين برامج محاسبية متعددة وكل منها له ميزاته المغرية لاستخدامه . ويقع في حيرة اختيار أيهم أفضل لشركتي حاليا ومستقبليا.

في البداية لابد أن نتفق على أنه ليس هناك البرنامج الأمثل (سواء من حيث الإمكانيات أو التكلفة ) لكل الشركات فما يناسب شركة ما ليس بالضرورة أن يناسب شركة أخرى حتى ولو في نفس مجال النشاط.  وعليه فهناك

الإجابة على هذا السؤال تقرر الحاجة إلى استخدام البرامج المحاسبية الجاهزة بدلا من استخدام الدفاتر أو الإكسيل من عدمه.فمثلا الشركة التي حجم أعمالها قل عن 500000 جنيه بالتأكيد يمكن أن تسرالأمور بدون الحاجة إلى برنامج جاهز.

 ثانيا: نشاط الشركة:

من المعروف في عالم البرمجيات ، وجود برامج متخصصة في نشاط معين (مقاولات …الخ)، وهناك برامج أخرى عامة (غير متخصصة بمعنى لا وجود لمكون فيها يمكن من خلاله القيام بعمل المستخلصات كما في المقاولات) وهي تصلح للأنشطة التجارية أكثر. وطبعا تكلفة شراء الأولى أعلى بكثير من تكلفة شراء الثانية.

تلجأ بعض شركات البرمجيات إلى تجزئة برنامجها إلى أجزاء( المخزون،العملاء،اليومية العامة……الخ)

<p>وطبعا كل جزء يعمل بصورة منفصلة عن الأخر ولا يرى أو يتأثر بعمليات الأجزاء الأخرى.</p> <p>والهدف من ذلك هو تخفيض التكلفة بالنسبة للعميل و لكن واقع الأمر أن العميل في النهاية سوف يحتاج إلى باقي الأجزاء، ويفاجئ بأنالتكلفة الإجمالية زادت عن المخطط له بكثير……. بكثير .</p> <p>والأفضل هو اختيار برنامج يشمل كل أوجه النشاط المرتبطة بالعمل المتخصص أو العام ويمكن تلخيصها في:</p> <p>إدارة حسابات العملاء: ( عروض وأوامر البيع،الفواتير،المردودات،التحصيلات، ارتداد الشيكات…الخ).</p> <p>إدارة حسابات الموردين:( عروض وأوامر الشراء،الفواتير،المردودات،المدفوعات، ارتداد الشيكات…الخ).</p> <p>إدارة الحسابات العامة: ( تسجيل القيود، تسوية حسابات البنوك،الأستاذ العام، ….الخ)</p> <p>إدارة المخزون: (تسجيل أذون الوارد والمنصرف والمرتد وتسجيل العجز أو الزيادة في المخزن من واقع إدارة حسابات العملاء والموردين.</p> <p>الأجور والمرتبات.</p> <p>إدارة الفروع أو نقاط البيع.</p> <p>القدرة على عمل التقارير الخاصة بكل ماسبق وأيضا التقارير الختامية من ميزانية ……الخ.</p> تكامله مع برامج أخرى مثل الإكسيل والأكسس.

وهو أهم عامل للاختيار. ويفضل في هذه الحالة الاتصال بمستخدم أو أكثر سبق لهم العمل على البرنامج والاستفسار عن مدىجودة الدعم الفني والأهم تكلفته. فبعض الشركات تخفض في سعر البرنامج وتعوضذلك في ارتفاع تكلفة الدعم الفني. يعني اللي أنت وفرته بالشمال لازم تدفعه باليمين .. ههههههه.

طبعا لابد من استشارة المحاسب القانوني للشركة فهو في النهاية من سيراجع على البرنامج وهل له قدرة العمل عليه ومراجعته. كذلكتوصيات من شركات أخرى ( أو سابقة أعمال للشركة المنتجة للبرنامج) ،طبعا لوتم ترشيح البرنامج من قبل شخص موثوق به أو شركة تعمل في نفس النشاط.

مما يضمن سلامة البرنامج من المنظور المحاسبي ،فللأسف هناك بعض البرامج الجديدة ورخيصة الثمن بها أخطاء محاسبية لا تغتفر نظرالأن القائمين عليها لم يستعينوا بمحاسبين محترفين أثناء التصميم.

عندما يتعلق الأمر باختيار البرمجيات، كثيرا مايغفل هذا الجانب، ولكنه من الأهمية بمكان أن يأخذ في الحسبان. بغض النظرعن كم أن البرنامج كبير ويغطي احتياجاتي أو كم هو رخيص، إذا كانت واجهةالاستخدام وأساليب تنفيذ العمليات مرهقة للغاية أو من الصعب معرفتها،فتأكدأن البرنامج لن يستخدم.

فسر نجاح أي برنامج جاهز هو ما يبقيه بسيطا سهلا لاستخدام ويبقى التركيز على احتياجات العمل الخاصة بك .فابحث عن البرامجذات واجهات سهلة.

العناصر الستة السابقة عند أخذها في الحسبان سوفتساعدك بالتأكيد على اتخاذ القرار السليم في شراء البرنامج الجاهز المناسبلك حاليا والقادر على دعم احتياجاتك المستقبلية.

عند استقرارك على البرنامج تجنب أن يصيبك الإحباط عندإعداد البرنامج للعمل والتدرب على تنفيذ العمليات وتسجيل المدخلات من بيانات العملاء والموردين والمخزون …..الخ. فأنا أعلم كم يكون مملا ومرهقا صدقني لكن ضع في اعتبارك أنك عند تجاوزك لهذا المنحنى سوف يكون عندك نظام محاسبي منظم تستطيع من خلاله ممارسة عملك ومراجعته والحصول على نتائجه بسهولة ويسر ودقة عالية. والله الموفق أولا وأخرا.

تعرف على 7 مميزات في برنامج كاش كلاود تجعلك تفضله عن غيره انقر الرابط