أفضل 10 مميزات فى برامج المحاسبة 2022
مع زيادة شركات البرامج المحاسبية والشركات المطورة تبدو لك جميع برامج المحاسبة من الخارج متشابهة ولكن بمجرد استخدامك لها والتعرف عليها ستدرك أنها ليست كذلك وانها مختلفة حيث تشمل جميعها القوائم الأساسية لأغلب برامج المحاسبة مثل المخازن والمبيعات والمشتريات والحسابات . لأن هناك العشرات من الخيارات والمميزات التى تغطى كثير من الوظائف لا غنى عنها وبعضها نادر ما تستخدم مطلقا وتختلف من برنامج لآخرحسب كل نشاط تجارى .
فما هي الميزات التي يجب الاهتمام بها فى برامج المحاسبة
أهم 10 مميزات برامج المحاسبة عليك معرفتها :
1- الأصناف والمخازن:
تعتبر الأصناف وحساباتها والتعامل معها ومتابعتها من الامور المهمة فى عالم البيزنس والتجارة
- – تسجيل الأصناف وانواعها
- – تسجيل الشركات والموردين
- – تسجيل المقاسات والالوان
- – تسجيل الوحدات والقطع
- – اضافة اكتر من سعر للصنف (جملة -نص جملة – قطاعى…..
- – تسجيل وطباعة الباركود للاصناف
- – الجرد الدوري والسنوي للمخزن بالباركود
- – تعيين مستخدم لكل مخزن
2- ادارة قسم المشتريات:
تعتبر قائمة المشتريات من القوائم الاساسية لاى نشاط فهى تقوم بتسجيل كل ماتم شراءه من الموردين والشركات
- – تسجيل بيانات الموردين وحساباتهم
- – تسجيل فواتير المشتريات وتعديلها
- – تسجيل مرتجع الفواتير وتعديلها
- – اشعار خصم أو إضافة لمورد
- – تسجيل طلبيات الموردين
3- ادارة قسم المبيعات:
تعتبر قائمة المبيعات هى المسئولة عن تسجيل كل ما تم بيع للعملاء والموزعين والمناديب
- – تسجيل بيانات العملاء والمناديب
- – تسجيل فواتير المبيعات وتعديلها
- – تسجيل مرتجع المبيعات بفاتورة او بدون فاتورة
- – اضافة اصناف للنواقص
- – أصناف وفواتير تحت التسليم
- – تسجيل حسابات العملاء
- – تسجيل الأقساط وإدارتها وإعادة هيكلتها
- – اشعار خصم او اضافة لعميل
- – بيان اسعار يمكن تحويله لفاتورة
4- ادارة الحسابات :
- – تسجيل الخزينة و اضافة خزينة لمستخدم
- – التحويل من خزينة لأخرى
- – ارصدة اول المدة والأصول الثابتة
- – تسجيل اهلاكها الأصول وحسابات البنوك
- – تسجيل الشيكات وتحويل من بنك لآخر
- – حسابات الشركاء وإدارتها
- – الحسابات الشخصية والمصروفات العامة والتأسيسية
- – تسجيل الايرادات الاخرى والقروض والسلف والعهد
5- إعداد التقاريرالمهمة :
تعتبر التقارير والتحليل للنشاط التجارى من الجوانب المهمة في عالم الأعمال والتجارة اليوم
- – برامج المحاسبة لها القدرة المراجعة الدقيقة للنشاط التجارى وتحليلها.
- – يساعد المستخدمين على إلقاء نظرة عامة وثاقبة للأنشطة المالية التي تعتبر حاسمة ومهمة .
- – يساعد إعداد التقارير والتحليل فى متابعة ومراجعة كل الحسابات الخاصة بالعملاء والموردين
- – يساعد فى تحديد نسبة العمولات للمناديب والوكلاء
- – متابعة الاستحقاقات المستحقة على العملاء
10 مميزات مهمة فى برنامج الحسابات تحتاجها لنشاطك التجارى
دائما تحتوى برامج المحاسبة المالية على خصائص ومزايا مهمة تحتاج إليها. مثل هذه الميزات أثناء اختيار برنامج لا يمكن تجاهلها أو الاستغناء عنها . إذا كان برنامج المحاسبة يمتلك هذه الميزات ، فهذا يعني أن البرنامج قد أولى الاهتمام المناسب لمتطلبات العميل من خلال فهم حاجته إلى القيام بالأعمال التجارية.
وإليك أهم المميزات فى برامج الحسابات
1- سهولة الاستخدام
واجهة أي برنامج هي جوهر جذب المستخدمين فهى ميزة مهمة فى البرامج المحاسبية فيجب أن يكون البرنامج سهل الاستخدام وسهل الفهم للتعامل معاه بكل سهولة وفهم البيانات فليس كل شخص لديه معرفة فنية واذا كان البرنامج صعب التعامل فسوف يصبح المستخدم غير قادر على التعامل مع النظام المحاسبى وقد يستغرق المستخدم مزيدًا من الوقت لفهم إجراءاته والعمل عليه.
2- دقة البيانات والحسابات
من ضمن المزايا المهمة فى اى برنامج محاسبى هو دقة البيانات والحسابات فالمستخدم العادي قد يخطئ على الورق لكن البرنامج لا يمكن له الوقوع فى اى خطا والقضاء عليها على نسبة الخطأ المتوقعة فى تسجيل الحسابات والتأكد من أن كل البيانات سليمة وبدقة عالية حيث الهدف من اى برنامج محاسبي هو تقليل نسبة الأخطاء في الحسابات وتوفير ساعات العمل المهدرة فى مراجعة الحسابات على الورق .
3- ادارة الحسابات
تعتبر الحسابات من أهم المميزات والعنصر الأهم فى اى نظام حسابات فلا يخلو اى نشاط تجارى من قائمة الحسابات لأنها المسئولة عن تسجيل الخزائن و الإهلاكات و الأصول الثابتة و الشيكات و البنوك و المسحوبات الشخصية و جارى الشركاء و القروض و السلف والمصروفات.
4- التقارير
قائمة التقارير هي من القوائم التي يجب أن تمتلكها برامج المحاسبة الجيدة لتخطيط موارد المؤسسات . وتعتبر سجلات التقارير هي حاجة أساسية لأي عمل لتحليل وتقييم نشاطك التجارى من ناحية الوضع المالي الحرج. حيث يمكن بسهولة الوصول إلى السجلات المهمة في وقت اتخاذ القرار ، سيساعد هذا التحليل والتقرير الإدارة فى توفير أقصى وقت ممكن بالإضافة إلى الضغط.
5- مخصص للنشاط
عندما يتوفر لك برنامج مخصص لادارة نشاطك التجارى وفقًا لاحتياجات العمل ومتطلباته فسوف يسهل عليك تسهيل تخصيص بياناته وتقاريره وفقًا لسهولة ومتطلبات العميل. ويجعل استخدامه سهل فى التعامل لأنه متوافق ومتناسب بشكل كامل مع النشاط التجارى فمثلا نشاط الملابس يحتاج المزيد من التفاصيل الدقيقة مثل المقاس واللون فمع برنامج مخصص لـادارة حسابات محلات الملابس سوف يسهل عليك العمل دائما لأن كل عمل لديه إجراءاته الخاصة وطرق التعامل مع الوحدات.
6- ربط جميع الحسابات ببعضها :
التكامل والتنسيق بين كل الاقسام والربط بينهم من الأمور الهامة فى التجارة العالمية وتجارة الشركات حتى يصبح هناك تزامن بين كل الاقسام ومتابعة شاملة التى تجعل من إدارة قسم المشتريات والمبيعات والمخازن والحسابات فى تكامل شامل بينهم وقاعدة بيانات واحدة مما يمنح مرونة اكبر للعمل والتنظيم
7- ربط الداتا والأقسام ببعضها :
اصبح الاهتمام كبير بالتكنولوجيا السحابية والإنترنت والاعتماد هي الاتجاهات الجديدة للتكنولوجيا وخصوصا فى مجال شركات الكبيرة والتى تعتمد على التعامل على حسابات متعددة ، فالعالم بأسره ينجرف نحو التكنولوجيا وهو مناسب فقط لأن برامج المحاسبة تفعل ذلك أيضًا ، وبصرف النظر عن توفير التنقل ، يمكن أن يوفر اتصال الإنترنت أيضًا النسخ الاحتياطي للبيانات و خيارات الاسترداد لشيت الاكسيل. حيث انه قادر على إرسال واستقبال المستندات رقميًا وكذلك التعامل مع تحويلات الأموال الإلكترونية.
8- تصدير واستيراد البيانات :
البيانات التي يتم إدخالها في برنامج المحاسبة يجب أن تستخدم من قبل تطبيقات الأعمال الأخرى ، مثل المبيعات والموارد البشرية والشحن والقطاعات الأخرى ، وبالمثل ، يجب أن يكون النظام قادرًا على استخدام البيانات من البرامج الأخرى ، وبعبارة أخرى ، يجب تكون جيدة في استيراد وتصدير البيانات ، وعادة يجب أن يكون برنامج المحاسبة قادرًا على العمل مع البرامج الأخرى في وئام ، وهي ميزة أساسية للبحث عنها في برنامج المحاسبة.
9- التحديثات والترقية بسهولة:
إذا كانت الشركة تستخدم برنامج محاسبة ولكنها لا يقوم البرنامج بتحديث تلقائيًا للبيانات وكذلك السجلات والتقارير الموجودة بداخله ، فهذا ليس نهجًا جيدًا لإضاعة الوقت في كل هذه الأشياء. فبمجرد ادخال وتسجيل فواتير لعميل او لمورد
يعني برنامج المحاسبة سيعمل تلقائيًا دون إزعاج العميل. ويقوم بتحديث كافة البيانات والتقارير .حيث تحتاج الشركات الى برامج محاسبية حديثة ومتطورة قادرة على الربط بين كل الأقسام من حيث الداتا والربط بين نقاط البيع والفروع بدقة
في حالة نمو الأعمال وأصبحت أكثر ازدهارًا ، يجب أن يكون برنامج المحاسبة قادرًا على التكيف معه ، ويجب أن يستوعب البرنامج بمفرده ، أو يجب ترقيته بسهولة ، ويجب أن يكون لديه القدرة على استيعاب مجموعة أكبر من المستخدمين وكذلك زيادة المعاملات وكمية متزايدة من البيانات المالية في الغالب ، هذه هي الأسئلة التي يجب طرحها على البائع قبل الشراء.
10- الأمن والحماية :
داخل كل نشاط تجارى او شركة دائما ما هناك حسابات ومعلومات سرية ومهمة تُعرف بأسرار أي مؤسسة هناك ولا تريد لأي شخص معرفة هذه البيانات أو الاطلاع عليها ، فمن المهم جدًا لكل شخص الحفاظ على أمان بياناته وأمانها. فهده ميزة أمنية مهمة وكذلك ضرورية لأي نشاط تجارى . وهى التحقق من سلامة البيانات وأمانها كميزة أساسية أثناء اختيار أي برنامج محاسبة حيث تتحقق هذه الوسائل مثل تحديد الصلاحيات للمستخدم ومعرفة البيانات المتاحة له فقط او التعديل على بيانات سابقة أو الاطلاع على كمية التخزين بالاضافة الى تشفير الملفات وحمايتها .
حيث تعد أهم ميزة في التعامل مع أي برنامج مالي هي الأمان ، ويجب ألا تضيع البيانات أو يتم العبث بها ، حيث سيؤدي الوصول إلى الأمان إلى خسائر فادحة في شكل الوقت ، وأسرار العمل مثل المبيعات والربح ، والأهم من ذلك المال. كانت حالات أدى فيها فقدان المعلومات المالية إلى خسارة الشركة نفسها.
وبالتالي ، تعد ميزات الأمان المضمنة في البرامج المحاسبية بالغة الأهمية ويجب شرحها بالتفصيل من قبل البائع. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون البرنامج قادرًا على التواصل مع أمان الشركة مثل جدار الحماية للشبكة وتكنولوجيا مكافحة البرامج الضارة وتوفير أمان إضافي.
يجب أن يكون البرنامج قادرًا على تسجيل الدخول المتعدد للمستخدمين ، وهذا يضمن أنه من الممكن تتبع من قام بإدخال الإدخالات ولأغراض مراقبة أخرى من خلال حركة مستخدم ، كما أنه يساعد على إدارة جميع أنواع العمليات المحاسبية . سيتم ضمان سلامة السجلات والملفات ، حيث يكون لصاحب النشاط التجارى التعامل مع ضغوط العمل وكذلك ضمان أمن البيانات وتتبع البيانات.
نظرًا لأن البرنامج يشمل المزيد من الميزات . يجب أن تكون الشاشات بسيطة من خلال احتواء الميزات الأساسية التي يتم استخدامها بانتظام ، كما يجب أن تكون قادرة على تنفيذ جميع المهام المهمة التي تنطوي عليها المحاسبة المالية.
وللعثور على برنامج المحاسبة الصحيح ، حيث من المهم جدا تحليل الاحتياجات والمتطلبات وفهم واضح للوظائف التي يتعين عليها القيام بها داخل نشاطك التجارى ومدى الحاجة لتلك الادوات والمميزات الاضافية ،
تعرف على برنامج كاش كلاود لادارة المحلات والمخازن والانشطة التجارية
https://cashcl.com/business/register
